Reiskostenvergoeding
Hoe lang mag u de onbelaste vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer aan uw werknemers vergoeden als er feitelijk geen reiskilometers worden gemaakt?
“U mag de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin uw werknemer afwezig is. Als u langdurige afwezigheid van uw werknemer verwacht, mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. U mag de reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken”.
Op 14 april 2020 is bekend gemaakt dat reiskostenvergoedingen ongewijzigd door mogen lopen. Let op dit is wel een tijdelijke maatregel! Lees dit artikel voor meer informatie.
Kortstondig of langdurig afwezig? Waar zijn deze termijnen op gebaseerd?
De 6 weken termijn is afkomstig uit de Wet verbetering poortwachter. De arbodienst geeft bij dreigend langdurig ziekteverzuim uiterlijk 6 weken na de eerste ziektedag een oordeel over de aard van het ziektebeeld en geeft een advies over de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting. Een afwezigheid van 6 weken wordt in deze wet geacht kortstondig te zijn. De Belastingdienst heeft in aansluiting hierop, toestemming gegeven om gedurende 6 weken (zonder reiskilometers) de vaste vergoeding door te betalen. Langdurige ziekte is in deze regeling gelijkgesteld met langdurige afwezigheid (lees ook langdurig thuiswerken). In dat geval mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand
De praktische uitwerking van de regeling is voor werkgevers als volgt:
- U mag de reiskostenvergoeding doorbetalen maar bent daar niet toe verplicht. U verwacht vanwege de coronacrisis een langdurige afwezigheid en kunt derhalve in de eerste maand van thuiswerken de vaste reiskostenvergoeding stopzetten. U dient wel eerst de cao en/of de arbeidsvoorwaarden te raadplegen wat hiervoor is overeengekomen.
- Als het langdurig thuiswerken start in maart en in april voortduurt, dan mag u in maart en april de onbelaste vaste reiskostenvergoeding doorbetalen.
- Door het volgen van het beleid van de Belastingdienst kunt u over deze periode nog steeds de vergoeding onder de gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling brengen. Na deze periode kunt u bij thuiswerken niet meer de onbelaste vaste reiskostenvergoeding doorbetalen, de vergoeding is dan belast.
Stel dat de maatregelen rondom corona vanaf 15 mei 2020 weer versoepeld worden en het woon-werkverkeer weer op gang komt. In dat geval mag over de maand juni de vaste reiskostenvergoeding weer worden hervat.
Vaste kostenvergoeding
Voor de maandelijkse vaste kostenvergoeding is de regeling bij langdurige afwezigheid gelijk aan die voor de vaste reiskostenvergoedingen.
Geeft u een vaste vergoeding voor andere kosten dan de reiskosten dan dient beoordeeld te worden of deze kosten bij thuiswerken doorlopen. Dat kan per werknemer verschillend zijn. Deze doorlopende kosten kunt u gedurende de periode van het thuiswerken blijven vergoeden. De vergoeding van kosten die niet doorlopen moet u na verloop van eerder genoemde periode stopzetten of kunt u daarna nog belast doorbetalen (of mogelijk ten laste van de vrije ruimte brengen). Let ook hier weer op wat er in de cao of in de arbeidsvoorwaarden is geregeld.
Meer informatie
Heeft u nog vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met ons. Onze adviseurs helpen u graag verder.
