Thuiswerkregeling
Als de werkgever het voor bepaalde functies of functiegroepen mogelijk wil maken om thuis te (blijven) werken, is het verstandig om een thuiswerkregeling op te stellen, als onderdeel van het thuiswerkbeleid. Hierin zijn de aandachtspunten opgenomen die belangrijk zijn bij het invoeren en vormgeven van het thuiswerken.
Door afspraken vast te leggen kunnen werkgever en werknemer elkaar aanspreken wanneer partijen zich niet aan de afspraken houden.
In een thuiswerkregeling kunnen o.a. de volgende zaken worden opgenomen:
- In welke functies (of functiegroepen) thuis kan worden gewerkt.
- Bereikbaarheid/tijdstippen.
- Het maximale aantal dagen/uren dat de werknemer thuis kan werken (bijv. 50%).
- Werkplekinrichting/vergoeding.
- Geheimhouding/beveiliging bedrijfsgegevens.
- Arbeidsomstandigheden.
Thuiswerkovereenkomst
Het is verstandig om een individuele thuiswerkovereenkomst af te sluiten als een werknemer gebruik wil maken van de thuiswerkregeling en de werkgever daarmee akkoord gaat. In de thuiswerkovereenkomst worden de diverse onderwerpen uit de thuiswerkregeling opgenomen, toegespitst op de situatie van de individuele werknemer.
In een thuiswerkovereenkomst komen zaken aan de orde als:
- De dagen en/of uren waarop de betreffende werknemer thuiswerkt.
- De manier en de tijdstippen waarop de werknemer bereikbaar is voor klanten en collega’s.
- De inrichting van de werkplek.
- De beveiliging van de apparatuur.
- De vergoeding die de werkgever geeft voor de inrichting van de werkplek.
- De vergoeding die de werkgever geeft voor het gebruik van privémiddelen.
- De manier waarop de controle van de arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek in zijn werk gaat.
- De aansprakelijkheid bij schade aan apparatuur of bedrijf (bijvoorbeeld door computervirussen).
Arboregels thuiswerkplek
Werknemers die incidenteel of niet eerder thuiswerkten hebben vaak geen ergonomische werkplek. Dit kan tot diverse klachten leiden bij de werknemer. De werkgever is verplicht volgens de ‘zorgplicht’ om een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer te verzorgen, aangepast aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer. Vanuit de werknemer is het belangrijk om proactief aan te geven wanneer je klachten ervaart.
De thuiswerkplek moet volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit ingericht worden volgens de ergonomische beginselen. Belangrijk is bijvoorbeeld dat er regelmatig gewisseld wordt van werkhouding, dat de werkplek goed wordt ingesteld en dat klachten tijdig gesignaleerd worden.
Als werkgever is het belangrijk dat je werknemers proactief instrueert. Dit kan je bijvoorbeeld doen door de werknemers te instrueren over het inrichten van de werkplek en tips te geven over veilig en gezond werken.
Thuiswerkvergoeding
Om thuiswerken te faciliteren kan een werkgever ervoor kiezen om de werknemers een thuiswerkvergoeding te geven, dit is echter niet verplicht. Er zijn twee soorten vergoedingen. De eerste vergoeding is een vergoeding voor de inrichting van de werkplek. Hierbij kan je denken aan een bureau, bureaustoel, beeldscherm, etc. Deze voorzieningen kunnen onder de gerichte vrijstelling vallen. De werkgever moet dan aan verschillende eisen voldoen, zoals het kunnen aantonen dat de voorzieningen nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering en het samenhangen van de voorzieningen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet.
De tweede vergoeding is voor consumpties, gas, water en licht. Wanneer werknemers thuiswerken hebben zij hogere kosten voor bijvoorbeeld koffie, verwarming en het doortrekken van het toilet. Deze kosten mogen op het kantoor onbelast vergoed worden, maar voor de thuiswerkplek ligt dit anders. Daarom wordt de thuiswerkvergoeding meestal vanuit de vrije ruimte ondergebracht. Jaarlijks is de vrije ruimte 1,7 procent van de totale fiscale loonsom tot € 400.000,-. Is de totale loonsom hoger, dan betreft de vrije ruimte 1,2 % van het meerdere. Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte in 2020 eenmalig verhoogd naar 3 procent voor de eerste € 400.000,-.
Het is belangrijk om in het thuiswerkbeleid vast te stellen hoe hoog de thuiswerkvergoeding is, zodat dit voor iedereen duidelijk en gelijk is.
Medezeggenschap
Als de werkgever besluit dat de werknemers (meer) thuis kunnen of moeten gaan werken, dan betreft dit een zogenaamd instemmingsplichtig besluit (art. 27 WOR). Dit artikel regelt het instemmingsrecht van de ondernemingsraad voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van een werktijdregeling. Hieronder vallen ook het thuiswerken en flexibele arbeidstijden, dienstroosters en pauzes. Ook wanneer het een relatief korte periode van thuiswerken betreft, is dit artikel van toepassing. Let erop, indien van toepassing, dat de ondernemingsraad tijdig bij de besluitvorming wordt betrokken.
Meer informatie
Meer weten over het thuiswerkbeleid, de thuiswerkovereenkomst of andere arbeidsrechtelijke of personeelsgerelateerde vragen? Neem dan contact op met Suzy Buijzen of Melanie Kaljouw.
Lees ook de artikelen over cybersecurity en thuiswerken en ontslag tijdens de coronacrisis.
