Hoe gaat u om met de werkkostenregeling in een periode van lockdown? 

De veranderingen in kosten

Als gevolg verandert het soort kosten dat u als werkgever mag, maar ook wilt vergoeden. Ook de NOW-subsidie kan invloed hebben op uw gebruik van de werkkostenregeling. DGA’s moeten voorzichtiger zijn met de bonussen die zij vaak eind van het jaar opnemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Deze kunnen mogelijk in strijd zijn met het bonus-verbod.

Hoe gaat u om met de werkkostenregeling?

Al deze zaken hebben invloed op hoe u omgaat met de werkkostenregeling. Het is er niet makkelijker op geworden. Vorig kalenderjaar kreeg u een eenmalige verhoging van de werkkostenregeling, maar die is dit jaar niet van toepassing. Toch zijn er nog geen aanvullende mogelijkheden voor het vergoeden van kosten voor thuiswerken. Alleen al het verzorgen van een goede bureaustoel voor werknemers thuis is lastig.

Van dit voorbeeld uitgaande:

Een bureaustoel valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Een bureaustoel is namelijk geen gereedschap. Gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren. Een bureaustoel valt ook niet onder de hulpmiddelen die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt. Want uw werknemer gebruikt die bureaustoel niet (ook) op een werkplek. De werkruimte thuis geldt níet als een werkplek. Een bureaustoel kan wel vallen onder voorzieningen die ervoor zorgen dat de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van de Arbowet. Veel werkgevers vinden het te lastig of te veel gedoe en kiezen er gemakshalve voor om de bureaustoelen die zij voor hun werknemers verzorgen op te nemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Ons advies

Wij adviseren u goed te kijken naar uw werkkostenadministratie van de afgelopen jaren, op basis hiervan kunt u met de resterende kosten een prognose maken van de vrije ruimte voor het jaar 2021. Vervolgens kunt u dan beoordelen of u ruimte heeft om nieuwe soorten werkkosten op te nemen in de vrije ruimte.

Denkt u hierbij onder andere aan het volgende:

• Waarschijnlijk wordt uw vrije ruimte groter, omdat u minder feesten en/of diners zal verzorgen in 2021.
• Wilt u vrije ruimte beschikbaar houden als de gerichte vrijstelling voor reiskosten niet meer van toepassing is op uw werknemers?
• Wellicht wilt u uw werknemers meer aan u binden door af en toe een attentie of een borrelpakketje naar het huisadres te sturen.
• Wilt u uw werknemers enkele voorzieningen in huis aanbieden, of bepaalde kosten vergoeden waar u dat voorheen niet deed.

Veel organisaties voeren hun WKR-adminstratie achteraf uit. De WKR-administratie is echter goed van de voorkant in te richten. Dit geeft u bovendien de gelegenheid om te plannen en weloverwogen om te gaan met de arbeidsvoorwaarden die u uw werknemers wilt bieden.

Meld u aan voor de (gratis) online sessie

Wilt u hier meer over weten? Neem dan deel aan de gratis online sessie over de werkkostenregeling. Deze sessie wordt op twee momenten aangeboden, namelijk op dondag 11 februari en op dinsdag 16 februari. Beide sessies starten om 15.30 uur en duren naar verwachten 2 uur. Meer weten over de inhoud van deze sessie of wilt u zich aanmelden? Dat kan hier.

Meer weten?

Mocht u vragen hebben met betrekking tot de werkkostenregeling, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon voor de loonadministratie, of met Angela Veraart, onze adviseur loonheffingen. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: loonadvies@vanoers.nl.

Neem contact op