Partners met een frisse blik
Aan de implementatie van AFAS door Van Oers gaat een jarenlange samenwerking vooraf. Esther Luttik: ‘Bambino is de afgelopen jaren sterk gegroeid. Dat was anders toen ik in 2014 aantrad als directeur. De hele branche zat in zwaar weer en ik stond voor een stevige reorganisatie. Om te overleven, gingen we van vier naar twee locaties in Dordrecht. Ook splitsten we ons af van de zorgorganisatie waaruit wij zijn ontstaan. In die periode zocht ik bewust naar partners die onze bestaande structuur niet kenden en fris naar onze organisatie konden kijken om ons vooruit te helpen. Voor de accountancywerkzaamheden werd dat Van Oers. Ik houd van eerlijk en oprecht samenwerken, en dat gevoel heb ik van begin af aan bij Van Oers gehad.’
Goed aanvoelen
‘Van Oers voelt goed aan waar wij voor staan. Frans Schuurbiers (een van de vroegere partners bij Van Oers, inmiddels met pensioen, red.) deed zijn best om zich te verdiepen in ons. Hij en zijn collega’s behandelden mij als mens en niet als nummer; dat is pas klantgericht werken! Frans was mijn sparringpartner; hij begreep wat we nodig hadden als kleine organisatie in zwaar weer. Ik volgde heus niet al zijn adviezen op, maar hij heeft mijn denken wel mede gevormd. Na de pensionering van Frans is Bernice Stadhouders mijn vaste aanspreekpunt bij Van Oers geworden. Het hebben van één aanspreekpunt vind ik prettig. Dan weet je bij wie je terechtkunt, ook als het een keer niet loopt. De enkele keer dat dit speelde, was het gesprek daarover constructief en ging Van Oers voor het vinden van een goede oplossing.’
Bewuste keuze voor grotere accountantsorganisatie
Aanvankelijk ondersteunde Van Oers, Bambino Christelijke Kindercentra bij zaken als de financiële administratie, de jaarrekening en de verloning van medewerkers. Esther: ‘Nu we zijn gegroeid, pakken we sommige taken terug die vervolgens door een eigen medewerker worden uitgevoerd. Maar in geval van nood, bijvoorbeeld bij ziekte of vertrek van een medewerker, biedt Van Oers een vangnet. Een geruststellend idee! Van Oers kan door de vele disciplines bij verschillende soorten vraagstukken met ons meedenken. Zo schakel ik zo nodig hun arbeidsjuridische experts in. Overigens moet ik mijn keuze voor een groter accountantskantoor aan andere partijen weleens uitleggen. Wat heb je daar nou aan, vragen ze dan. Het punt is dat een opvangorganisatie als de onze niet zelf de middelen heeft om álle expertise zelf in huis te halen. Een organisatie van onze omvang kan niet alle expertise voor complexe vraagstukken zélf in huis halen en dat is ook niet nodig. Van Oers voorziet daarin.’
Organisatiegroei vraagt om ander systeem
Met de groei van Bambino van twee locaties in Dordrecht naar twaalf locaties verspreid over het land, groeide de behoefte van deze kinderopvangorganisatie aan een ander systeem. Eén waarin zoveel mogelijk verschillende processen zijn gekoppeld, zoals HR-zaken, kindplanning en facturatie. Esther: ‘Hoe meer koppelingen, hoe beter de informatie. We zagen de voordelen van het werken met AFAS in, maar hadden onze vraagtekens over de timing en aanpak van implementatie. Zo’n systeemverandering vraagt immers veel van medewerkers en is daardoor intensief.’
Over keuzevrijheid en kwaliteit kinderopvang
Op het moment dat Esther aanving met de implementatie van AFAS droeg Van Oers niet breed naar buiten deze expertise ook in huis te hebben. Esther: ‘Ik koos daarom op dat moment voor een andere partij. Helaas liep ik na een tijdje vast met de partij die verantwoordelijk was voor de implementatie en stond zelfs op het punt om de keuze voor AFAS volledig terug te draaien. In een gesprek met Bernice Stadhouders daarover, bleek dat AFAS Consultancy inmiddels een volwaardige discipline binnen van Van Oers was. Een toelichting van Michel Verhoeven (AFAS expert binnen Van Oers, red.) over hun aanpak volgde. Hoewel ik zelf geen expert ben, klonk de volgorde van activiteiten die Van Oers als aanpak van het traject voorstelde logisch. Bovendien werd er naar ons geluisterd. Niet alleen naar wie we nu zijn, maar ook naar waar we met Bambino Christelijke Kindercentra heen willen. Ons doel is dat de christelijke kinderopvang verder een plek krijgt in Nederland. De keuzevrijheid die ouders in Nederland hebben, is namelijk een groot goed. Kiezen op basis van identiteit mag niet verloren gaan. Naast de keuzevrijheid in identiteit, gaat het vanzelfsprekend om de kwaliteit van dienstverlening. Die moet goed zijn. Dat vraagt om scherp te blijven en om steeds te finetunen in een sector waar de marges klein zijn en de personeelstekorten groot. Het werken met AFAS kan ons daarbij gaan helpen. Van Oers nam daarom de implementatie van AFAS over.’
Klaar voor morgen op basis van de uitgangspunten van nu
‘Michel Verhoeven en zijn collega’s hebben alles wat scheef was gegaan in de eerdere implementatie recht weten te trekken. Daar hebben ze veel energie ingestoken. Wat de implementatie van AFAS complex maakt, is dat je besluiten neemt op basis van de uitgangspunten van vandaag maar tegelijkertijd klaar wilt zijn voor morgen. Hoewel we nog in het staartje van de implementatie zitten en het te vroeg is om te zeggen hoe het voor ons precies uitpakt, ben ik oprecht tevreden over de aanpak en realisatie door Van Oers. Ook op het gebied van AFAS is hun kennis hoog. Als ik nu de besluitvorming rondom de implementatie van AFAS zou overdoen, dan had ik gewacht op Van Oers.’
