De verschillende onderdelen van SSOE, zoals drie scholen voor speciaal en voortgezet onderwijs, richten zich op kinderen met een ondersteuningsbehoefte. Zo’n 700 leerlingen krijgen er onderwijs. Daarnaast begeleiden de Externe Dienstverlening (ED) en het Autisme Steunpunt Zuidoost-Brabant leerlingen met een specifieke ondersteuningsbehoefte in het regulier onderwijs. Ook adviseren en begeleiden zij intern begeleiders, leerkrachten en ouders bij hulpvragen. Vanuit Route040 worden leerlingen voorbereid tot zelfstandigheid en zelfredzaamheid op het gebied van wonen, werken en vrije tijd.
Uitdagende functie als controller bij SSOE
Bij SSOE werken zo’n 350 medewerkers (245 fte). Eric Oosterom is één van hen. Vanuit het bestuursbureau ondersteunt hij SSOE als controller. Eric: ‘Naast de gewone planning- en controlcyclus zijn er binnen onze stichting altijd genoeg grote uitdagingen. Enkele jaren terug hadden we te maken met decentralisatie, fusie en krimp door dalende leerlingenaantallen. Nu stijgt het aantal leerlingen weer en dat is net zo goed uitdagend. Mede omdat de bekostiging vanuit het rijk altijd is gebaseerd op de leerlingenaantallen van een teldatum (1 februari) in het schooljaar ervoor. Dat zorgt dat het sturen op bezetting altijd puzzelen is.’
Realtime sturen op basis van actuele gegevens
Om meer grip te krijgen op de organisatie en om beter in control te zijn, ontstond in 2017 bij SSOE de behoefte om te sturen op basis van actuele gegevens. Eric: ‘Het was voor ons een belangrijke reden om op zoek te gaan naar een andere partner op het gebied van accountancy en de loonadministratie. We wilden de baas worden over onze eigen administratie en zelf de cijfers gaan beheren waarop we realtime zouden kunnen sturen. De keuze om als onderwijsorganisatie over te stappen op AFAS lag voor de hand. Na diverse bureaus met elkaar te hebben vergeleken, gaf de persoonlijke benadering van Van Oers de doorslag om voor hen te kiezen. De eerste opdracht aan hen was om ons te begeleiden bij de overstap naar AFAS.’
Conversie naar AFAS
Eric benadrukt dat onderwijs een specifieke markt is, onder andere door de vele wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de Wet Passend Onderwijs), de cao en de wijze van bekostiging. Eric: ‘De medewerkers van Van Oers zijn thuis in de materie; ze weten waar ze het over hebben. Wijzigt er iets in de wet, dan anticiperen zij daar op en begeleiden zij ons bij het maken van de vertaalslag naar onze administratie. Als het gaat over de implementatie van AFAS, dan hebben zij ons – door strakke planning en actieve sturing – goed begeleid naar de conversie, binnen de tijd én binnen het budget. Dit in een goede samenwerking met mijn collega’s van ICT, Financiën en HR. Ondanks de complexiteit, vooral door de enorme hoeveelheid data, is die overstap zeer soepel verlopen. Ook de eerste salarisrun verliep vrijwel meteen goed. Door te kiezen voor AFAS en Van Oers realiseerden we bovendien een kostenbesparing. Voorheen besteedden we onze volledige administratie immers uit aan de boekhouder. Nu doen medewerkers zelf de mutaties in het systeem en verzorgen de scholen zelf bijvoorbeeld de facturatie. Dat kan omdat AFAS een heel gebruiksvriendelijk systeem is.’
Visuele presentatie van de financiële informatie
De grootste meerwaarde van Van Oers voor SSOE is volgens Eric het meedenken met de klant. Eric: ‘Van Oers dacht mee over hoe we ons financiële verhaal anders kunnen vertellen. Dit op zo’n manier dat de informatie ook echt binnenkomt, bij onder andere de schooldirecties. Dat was de aanleiding om meer te gaan visualiseren en te gaan werken met staatjes en trends in plaats van eindeloze Excel sheets met getallen. Zeker in een periode waarin we behoorlijk terug moesten in het aantal fte was het belangrijk dat iedereen binnen de organisaties snapte waarom bepaalde keuzes nodig waren. De visuele presentatie van de financiële informatie hielp daar enorm bij. Voor ons was die visualisatie een eyeopener; het hielp om de organisatie stuurbaar te maken.’
