Veelgestelde vragen uitfasering Loket.nl Classic 

Webinars rondom uitfasering Loket.nl

In voorbereiding op de nieuwe omgeving van Loket.nl hebben wij twee webinars georganiseerd. Hierin gaven we meer informatie over het ophalen van loonoutput en muteren in Loket.nl en bespraken we de veranderingen ten opzichte van Loket.nl Classic. Indien u niet in de mogelijkheid was om deze webinars bij te wonen, bieden we u graag de kans om deze terug te kijken. Dit kan via onderstaande links:

• Webinar opname ‘ophalen loonoutput uit Loket.nl’
• Webinar opname ‘muteren in Loket.nl’

Extra webinar rapportages in Loket.nl

Aanvullend op bovengenoemde webinars en veelgestelde vragen, organiseren wij op donderdag 2 mei 2024 een extra webinar over rapportages in de nieuwe omgeving van Loket.nl. U kunt zich hiervoor aanmelden via deze link.

Veelgestelde vragen

Moet je over naar de nieuwe omgeving?

Het is vanaf nu niet meer mogelijk om terug te gaan naar de Classic versie, dus de werkgevergebruikers moeten over naar de nieuwe versie van Loket.

Is er een manier om de loonoutput in een rapport te krijgen waarbij we zelf kiezen wat we willen zien?

Via Beheer – Componenten sets kan er een set aangemaakt worden waarin bijvoorbeeld alleen de gewenste looncomponenten gekoppeld worden.

Deze set kan vervolgens weer over verschillende periodes heen geëxporteerd worden, via Salarisverwerking – Overzichten – Loonresultaten.

Het onderdeel Journaliseren is bij mij nog niet zichtbaar of er staan (fout)meldingen. Hebben jullie enig idee wanneer dat overgezet wordt?

Op dit moment zijn wij bezig om alle basis journaalposten, welke nog in PDF te raadplegen zijn, te converteren naar de nieuwe journaalmodule welke vanuit de salariscarrousel geëxporteerd kan worden in CSV. Mocht deze optie er nog niet tussen staan of met een (fout)melding en en je hebt dit overzicht nodig, dan kan je hiervoor contact opnemen met je contactpersoon van de loonadministratie om de conversie naar voren te halen.

In Loket.nl Classic kon je met de pijltjestoets naar de volgende werknemer. Hoe werkt dit in de nieuwe versie van Loket.nl?

Als je met de muis bovenin over de naam van werknemer beweegt dan worden de pijltjes zichtbaar om door te klikken naar de volgende werknemer in de sortering. Dit kan op dit moment alleen maar tot 100 werknemers.

Als een medewerker een adreswijziging doorgeeft via werknemersLoket.nl dan kunnen ze daar geen ingangsdatum bij aangeven. Kan dat in het nieuwe Loket.nl wel?

Dat is helaas ook in de nieuwe Loket.nl omgeving niet mogelijk. Er is geen ingangsdatum gekoppeld in Loket.nl aan het adresveld.

Bij het invoeren van een nieuwe medewerker is het invullen van een BSN-nummer verplicht, ik heb echter ook mensen in Loket.nl die uit het buitenland komen en dus geen Nederlands BSN-nummer hebben omdat ze in het buitenland werken. In Loket.nl Classic konden we dit veld open laten. Is dit iets dat ook nog wordt aangepast in de nieuwe versie van Loket.nl?

In de nieuwste versie van Loket.nl kan nu ook direct worden aangegeven dat het een anonieme werknemer betreft, je bent dan niet verplicht om een BSN-nummer in te vullen. Let wel op bij een anonieme werknemer wordt het hoogste belastingtarief toegepast zonder toepassing van de loonheffingskorting.

Ik heb in Loket.nl onder salarisverwerking geen tab voor het journaal. Daar kan ik dus nog niet bij. Ik heb nu alleen “verloningen” en “loonaangifte”. Wordt dat nog aangepast?

Dit is inmiddels collectief aangepast voor alle werkgever gebruikers die reeds rechten hadden in Classic Loket.nl om de basis journaalpost te kunnen raadplegen en/of exporteren. Mocht dit onverhoopt toch niet goed staan neem dan contact op met uw contactpersoon van de loonadministratie om uw rechten aan te laten passen.

Waar kan ik de bezettingsmatrix vinden in de nieuwe versie van Loket.nl?

Deze is op dit moment niet op te halen uit de nieuwe Loket.nl omgeving. Er is een optie om zelf een template rapportage op te maken via rapportages. Er zal een extra webinar georganiseerd worden over de rapportagemogelijkheden in Loket.nl.

Kun je een nieuwe functie aanmaken in de nieuwe omgeving?

Dat is mogelijk via Beheer – Tabellen – Functie.

In Loket.nl Classic kon ik onze uitgaven vanuit de financiele administratie in de WKR zelf invoeren. Ik kan in de nieuwe omgeving niet vinden waar ik dat nu kan doen.

Als je bedragen in wilt vullen voor de WKR dan kan dit onder Salarisverwerking – Werkkosten – Werkkosten financieel.

Kan je in het nieuwe Loket.nl een overzicht van het verlofsaldo van alle medewerkers ophalen?

Het is mogelijk om via Rapporten – HRM het verlofsaldo op te halen. Je kan zelf door middel van het drop down menu selecteren welke verlofsoorten in het overzicht meegenomen moeten worden en vervolgens kanhet overzicht worden geexporteerd.

Is er een mogelijkheid om rapporten over meerdere jaren te downloaden?

Het overzicht export gegevens werkt met een peildatum en bij het overzicht voor de loonresultaten waarin een componenten set gekoppeld kan worden kan een van en tot periode geselecteerd worden op dit moment helaas niet over verschillende jaren. Loket.nl werkt hiervoor aan een oplossing.

Kun ik een template t.b.v. Rapporten (Export gegevens) voor alle werkgevers opslaan die mijn collega ook kan gebruiken?

Dit moet op dit moment per werkgever worden ingericht.

Wij hebben de mogelijkheid niet om een functie aan te passen. Deze tab zien wij niet. Zou dit aangepast kunnen worden?

Dan moeten we even verder kijken naar jouw rechten in Loket.nl, mocht dit onverhoopt bij jou nog niet goed staan neem dan contact op met jouw contactpersoon van de loonadministratie om jouw rechten aan te laten passen.

Is het mogelijk om een gegenereerd document in een werknemersdossier na het downloaden nog aan te passen waarna Loket.nl de aangepaste versie gelijk opslaat?

Dat is helaas op dit moment nog niet mogelijk. Je moet dan inderdaad het document als voorbeeld downloaden of document genereren. Dan je aanpassing doen en deze opnieuw uploaden en daarna klaarzetten voor ondertekening. Dit is inderdaad helaas nog wat omslachtig op dit moment, we hebben deze wens uitstaan bij Loket.nl en hopen dat dit in de toekomst verder ontwikkeld wordt.

Proforma voor nieuwe medewerker of kandidaat kan in de nieuwe versie van Loket.nl vooralsnog alleen met BSN ingevuld heb ik begrepen, klopt dat?

Ja dat klopt inderdaad. Je kunt als workaround in de proforma omgeving wel gebruik maken van een testnummer voor de BSN. Deze testnummers kun je online terugvinden door te googlen naar testnummer BSN. Loket.nl is bezig om dit op te lossen, hopelijk is dit op korte termijn niet meer nodig.

Wanneer komen er gebeurtenissen bij die medewerkers zelf kunnen doen. Zoals aanvullen van nood contact.

Dat is op dit moment nog niet bekend, maar Loket.nl heeft wel aangegeven dit te gaan uitbreiden.

Kan bij de loonbelastingbetaling een splitsing in het bedrag gemaakt worden i.v.m. betaling op de G-rekening en normale rekening?

Het splitsen van een SEPA bestand is helaas niet mogelijk, het is wel mogelijk om de gehele loonaangifte vanaf een G-rekening te betalen.

Welke verbeterpunten voor Loket.nl staan reeds op de planning om opgeleverd te worden?

Loket.nl richt zich voor de onderstaande punten op een opleverdatum van 22 april a.s.:

• Het overzicht export dienstverbanden uitgebreid wordt alsnog toegevoegd aan Loket.nl.
• In het overzicht loonresultaten kunt u voortaan over meerdere boekjaren oproepen.
• Het arbeidsrooster wordt weer getoond in de Kalender.
• De export loonresultaten per run is nu toegevoegd aan de openstaande loonrun.
• Aanpassing export gegevens, wordt getoond in aantal km’s i.p.v. aantal meters.
• Bij het toevoegen van een component bij de variabele gegevens waren niet altijd de componentnaam en -categorie in beeld.
• We voegen het direct kunnen zoeken op dienstverbanden toe aan de zoekfunctie rechtsboven binnen het werkgeverperspectief. Ook op deze plek kun je zoeken op BSN. Een eerste sneak preview:

• Vanaf de oplevering kunt u voortaan zoeken in de velden ‘salarisschaal’ en ‘salarisschaalcel’.
• In sommige gevallen was het niet mogelijk om grote Qwoater bestanden te downloaden.
• Bij een openstaande loonrun wordt voortaan een concept journaalpost op basis van journaalprofiel getoond.
• Het afdelingsnummer is toegevoegd aan de exportgegevens.
• Het toevoegen en wijzigen van een verdelingsschema bij een journaalprofiel.

Meer informatie

Aanvullend op deze webinars en veelgestelde vragen, organiseren wij op donderdag 2 mei 2024 een extra webinar over rapportages in de nieuwe omgeving van Loket.nl. U kunt zich hiervoor aanmelden via deze link.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Onze specialisten van HR Solutions helpen u graag. Neem contact op via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl.

Neem contact op