Op 25 mei 2018 wordt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dit betekent dat vanaf deze datum in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt.
De AVG zorgt onder meer voor:
- versterking en uitbreiding van privacyrechten;
- meer verantwoordelijkheden voor organisaties;
- dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro op te leggen.
U bent als werkgever zelf verantwoordelijk voor de juiste verwerking van de persoonsgegevens van uw werknemers. Dit gaat ook om de correspondentie die u met ons voert met betrekking tot deze persoonsgegevens. De nieuwe privacywetgeving heeft ons doen besluiten om vertrouwelijke correspondentie die persoonsgegevens bevat op een andere wijze aan u ter beschikking te gaan stellen. Wij gaan voortaan onze vertrouwelijke e-mails via Cryptshare beveiligd met een wachtwoord versturen. Wij gaan onze contactpersonen inzake de salarisadministratie hierover de komende maand nog nader informeren.
Voor vertrouwelijke documenten zoals bijvoorbeeld loonstroken, jaaropgaven en betalingsoverzichten, kunt u ook gebruik maken van Van Oers Salaris Online. Via dit online portaal kunt u zelf de benodigde documenten downloaden. Op deze wijze hoeven deze documenten niet meer via minder veilige wegen zoals e-mail verzonden te worden. Het verstrekken van de loonstrook en de jaaropgave aan de werknemer per post of via e-mail, kan ook voor u als werkgever een risico vormen binnen de nieuwe privacywetgeving. U kunt dit risico beperken door gebruik te maken van het Employee Self Service (ESS) portaal. Via dit online portaal kan de werknemer zelf de loonstroken en jaaropgaven ophalen. Voor meer informatie over het gebruik van ESS kunt u de instructievideoop onze website raadplegen.
Heeft u naar aanleiding hiervan nog vragen? Neem contact op met uw contactpersoon van Van Oers Loonadvies.
