Verstrekt u aan uw werknemers een maaltijd? Houd er dan rekening mee dat hierdoor mogelijk het normbedrag maaltijd van € 3,20 ten laste van uw vrije ruimte komt.
Vanaf 2015 is de werkkostenregeling voor alle werkgevers verplicht geworden. Voor een aantal voorzieningen op de werkplek worden onder de werkkostenregeling normbedragen gehanteerd. Hierbij willen wij u een uitleg geven over hoe wordt omgegaan met het verstrekken van maaltijden onder de werkkostenregeling.
Lunches op de werkplek (‘bedrijfskantineregeling’)
Voor maaltijden is de waarde per maaltijd die op de werkplek gebruikt of verbruikt wordt per werknemer vastgesteld op € 3,20 (bedrag 2015). Dit normbedrag geldt zowel voor een ontbijt, lunch en diner.
De verstrekking van maaltijden in een bedrijfskantine vormt loon van de werknemer. De eigen bijdrage van de werknemer mag in mindering worden gebracht (maar niet verder dan tot nihil). Als het forfaitaire bedrag niet geheel aan de werknemer in rekening wordt gebracht, is het verschil tussen het forfaitaire bedrag en hetgeen de werknemer ervoor betaalt, belast loon bij de werknemer. Onder de Werkkostenregeling mag de werkgever vergoedingen en verstrekkingen echter ook onder de eindheffing brengen. Dit eindheffingsloon is in 2015 tot een bedrag van 1,2% van de loonsom vrijgesteld ofwel vult de ‘vrije ruimte’.
Maaltijden bij overwerk
Een vergoeding of verstrekking van maaltijden is onbelast als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk
karakter is bijvoorbeeld sprake bij al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden.
Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd.
Maaltijden bij tijdelijk verblijf
Een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is gericht vrijgesteld. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij maaltijden met zakelijke relaties. Het is hierbij wel van belang dat u dit goed administreert door bijvoorbeeld op de bon te schrijven met welke zakelijke relatie u uit eten bent geweest en/of dit in uw agenda vast te leggen.
Ook tijdens dienstreizen, werkzaamheden op niet permanente locaties en voor mobiele en ambulante werknemers geldt een gerichte vrijstelling voor consumpties en maaltijden onderweg.
Consumpties op de werkplek
Voor het verstrekken van consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (zoals koffie, thee, fruit, gebak of vrijdagmiddagborrel) geldt een nihilwaardering.
Wilt u meer informatie over dit onderwerp dan kunt u contact opnemen met onze adviseurs loonbelasting en sociale zekerheid, telefoonnummer 076-5025700 of via loonadviseurs@vanoers.nl.
