Heeft u nog papieren personeelsdossiers? Of een mapje op uw harde schijf staan met personeelsdossiers? In Loket.nl kunt u eenvoudig uw personeelsdossiers digitaliseren en (delen hiervan) inzichtelijk maken voor uw medewerkers.
De dossiers zijn uitgerust met bewaar- en vernietigingstermijnen, waardoor u eenvoudig voldoet een wet- en regelgeving.
In het digitale dossier kunnen naast declaraties ook andere gegevens bewaard worden. Zodoende kan het fungeren als een veilige plaats waar u alles op één plek kunt terugvinden. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het personeelsdossier met identiteitsbewijzen en arbeidsovereenkomsten en diverse andere privacygevoelige informatie. Het dossier kan voor zowel werkgever als werknemer inzichtelijk worden gemaakt, maar ook voor een manager.
Doordat privacygevoelige informatie onder striktere wetgeving valt is dit een goede oplossing om dossiers te beheren. Qwoater, zoals de benaming van dit digitale dossier luidt, zorgt ervoor dat het opslaan en delen van dossiers voldoet aan wet- en regelgeving en dat de beveiliging van de documenten gewaarborgd is (lees ook: wat is de bewaartermijn van persoonsgegevens binnen Loket?).
In het digitale dossier kan onderscheid worden gemaakt tussen diverse categorieën. U kunt algemene documenten aan het dossier toevoegen die de werknemer kan raadplegen, zoals een CAO document, een arbeidsreglement of informatie omtrent collectieve zorgverzekeringen. Daarnaast kunnen vertrouwelijke gegevens worden toegevoegd, zoals documenten die behoren tot het personeelsdossier (ID-bewijs, arbeidsovereenkomst) of een beoordelingsformulier. Deze zijn inzichtelijk voor iemand voor wie het beschikbaar wordt gemaakt, eventueel een manager, werkgever of de betreffende werknemer.
Bovendien zijn de dossiers uitgerust met bewaar- en vernietigingstermijnen. Documenten kunnen automatisch worden gecontroleerd en geschoond wanneer dat volgens de regel- of wetgeving verplicht is.
De voordelen van het digitale dossier in een paar punten opgesomd:
