HR-systeem dat past bij groeiambitie
Loendersloot is gespecialiseerd in de logistieke dienstverlening voor warehousing van voornamelijk accijnsgoederen. Daarnaast regelt Loendersloot de wereldwijde verzending van goederen in opdracht van handelspartners over de hele wereld. Irma: ‘We hebben de ambitie om verder te groeien. Onze systemen moeten dat aankunnen. Ik zocht naar een HR-systeem dat past bij deze groeiambitie, dat zorgt voor inzicht en overzicht, dat processen waarborgt en dat bijdraagt aan een efficiënter werkproces. En, het belangrijkste, een HR-systeem dat medewerkers de mogelijkheid geeft om makkelijk hun eigen personeelsdossier in te zien en bijvoorbeeld hun loonstrook te bekijken. Ik wil het voor onze medewerkers goed geregeld hebben. Van Oers kent onze organisatie goed en stelde voor om met AFAS in gesprek te gaan. Dat gesprek met AFAS verliep zo positief dat we vrij snel daarna hebben besloten om over te stappen.’
Overstappen naar AFAS
Omdat Van Oers al betrokken was bij Loendersloot met diverse accountancydiensten, verliep de inrichting van het AFAS-systeem via een andere partner. Irma: ‘Vanwege de vereiste minimale scheiding tussen advies- en controlewerkzaamheden mag je het systeem namelijk niet inrichten met hetzelfde bedrijf dat de jaarrekening controleert. Nu de basisinrichting van het systeem eenmaal staat, mag ik gelukkig wél gebruikmaken van de AFAS consultancy van Van Oers. En dat loopt perfect. Marjolijn is namens Van Oers projectleider; zij kent onze organisatie en kan ons goed adviseren over mogelijke oplossingen. Ook behoudt zij het overzicht. In de testfase heb ik veel met Elise, AFAS consultant bij Van Oers, kunnen sparren. Zij werkt minstens net zo nauwkeurig als ik. Daar houd ik van. In de maanden voor de overstap hebben we met AFAS schaduw gedraaid. Ondanks dat dat goed ging, was de overstap spannend. Toen de eerste salarisrun vlekkeloos verliep, wist ik dat we goed zaten.’
Informatiesessies voor medewerkers
‘Gelijktijdig met de omzetting naar AFAS, kwamen er meer vragen van medewerkers. Logisch, zij konden opeens hun personeelsdossier inzien, wat zij voorheen niet konden. Overigens heb ik al in het voortraject medewerkers in AFAS wegwijs kunnen maken via informatiesessies, zowel individueel als in groepsverband. Mijn aanpak en de inhoud van deze sessies heb ik voorgelegd aan Van Oers; Marjolijn en Elise denken en helpen mij mee waar mogelijk. Ik zie nog veel mogelijkheden om het systeem voor Loendersloot verder uit te breiden. Ook voor de financiële administratie zullen we overstappen naar AFAS. Dit geeft nog meer mogelijkheden om het systeem steeds optimaler te gebruiken. Daarbij is het leggen van de koppeling tussen verlof in AFAS en ons warehousemanagementsysteem voor planning en urenregistratie één van de volgende stappen. Maar voorlopig ben ik heel trots op hoe het er nu staat en functioneert.’
Voordelen van werken met AFAS
‘Natuurlijk is een overstap naar een ander HR-systeem veel werk voor een organisatie. Maar het is het waard. AFAS biedt ons mogelijkheden tot groei, professionalisering en efficiency. Want ondanks dat we nog maar enkele maanden met AFAS werken, merk ik nu al dat ik door meer inzicht in de data betere analyses kan maken, zoals een ziekteverzuimoverzicht of een bezettingsoverzicht. En voor onze medewerkers is het fijn dat zij zelf online hun gegevens kunnen inzien. Door het AFAS platform in te richten als intranetpagina faciliteren we dat alle medewerkers dezelfde informatie krijgen. Ook zaken als het bestellen van bedrijfskleding of het invullen van ongevallenformulieren worden voor medewerkers makkelijker. Zo helpt AFAS ons bij het faciliteren van onze processen. Het grote voordeel van AFAS is dat je alles zelf kunt aanpassen, waar ik voorheen beperkt werd door vaste categorieën waar ik niet van kon afwijken. Alleen al daarom kan ik een overstap naar AFAS aanraden. Ik heb bovendien ontdekt dat ik de taken als functioneel beheerder naast mijn taken als HR-medewerker ontzettend leuk vind om te doen; het heeft mijn werk verrijkt.’
Marjolijn: ‘Irma is uitermate goed in het functioneel beheer, denkt mee waar nodig en weet wat ze wil. Het digitaliseren van de processen verloopt daarom erg natuurlijk. Dat maakt deze samenwerking voor ons extra prettig.’
‘AFAS biedt ons mogelijkheden tot groei, professionalisering en efficiency.’
