Klokkenluidersregeling

1. Algemeen

Van Oers ¹ heeft een klokkenluidersregeling (‘regeling’) die waarborgt dat personen van buiten de organisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de organisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat meldingen worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden die worden gemeld, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de organisatie. De gehele regeling is hier te lezen.

2. Reikwijdte

Een melder kan melding doen van (een vermoeden van) een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, (een vermoeden van) een inbreuk op het EU-recht of andere onregelmatigheden (mede) door of verband houdende met Van Oers.

3. Doen van een interne danwel externe melding

Melden kan bij de compliance officer die door Van Oers in het kader van deze regeling is aangewezen als meldpunt, te bereiken via complianceofficer@vanoers.nl. Indien de melder een redelijk vermoeden heeft dat de compliance officer of een lid van het Bestuur bij het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is betrokken, wordt de melding rechtstreeks gedaan bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen, te bereiken via rvc@vanoers.nl. De melder is hier echter niet toe verplicht en kan ten allen tijde direct extern een melding doen bij een bevoegde autoriteit.

Iedereen die een vermoeden van een misstand heeft, kan daarover in vertrouwen advies inwinnen (raadplegen en verzoeken om bijvoorbeeld informatie, overleg en ondersteuning). Vertrouwelijk advies inwinnen kan bij de volgende vertrouwenspersonen:

Intern: Annemieke Siebrand (HR manager) te bereiken via A.Siebrand@vanoers.nl of 06-82062644

Extern: Mevr. Alie Leutscher (Arbodienst Beter) te bereiken via alie.leutscher@beter.com of 06-52720739

4. Procedure

1. Een melding kan worden gedaan: per brief, per e-mail of telefonisch aan de in artikel 3 genoemde functionaris, of door middel van een gesprek, op verzoek en binnen een door de functionaris te bepalen redelijke termijn. Voor direct telefonisch contact met de genoemde functionaris dient melder een terugbelverzoek in per e-mail. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
2. De compliance officer bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De compliance officer informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen.
3. Tenzij de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een misstand of onregelmatigheid, wordt de melding onderzocht door een of meer perso(o)n(en) die niet direct betrokken is/zijn geweest bij de gemelde feiten.
4. Indien de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een misstand of onregelmatigheid, wordt de melder daarover schriftelijk geïnformeerd, met toelichting van die vaststelling.
5. De persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, wordt geïnformeerd over de melding, tenzij Van Oers dat niet in het belang acht van het onderzoek.
6. Binnen ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging wordt aan de melder informatie verstrekt over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de melding. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de compliance officer afgehandeld in overleg met het Bestuur met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

5. Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de compliance officer danwel de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

6. Rechtsbescherming

Het Bestuur van Van Oers garandeert de medewerker die een melding heeft gedaan op grond van deze regeling, dat hij/zij op geen enkele wijze in zijn/haar positie wordt benadeeld.

[1] Met Van Oers wordt bedoeld: alle vennootschappen die behoren tot de Van Oers groep te weten, Van Oers Groep N.V, Van Oers Accountants en Belastingadviseurs B.V., Van Oers Agro N.V., Van Oers Audit B.V., Van Oers Duurzaamheidsadvies N.V., Van Oers IT Advies N.V., Van Oers Corporate Finance B.V. en Van Oers Business Solutions N.V.