Waarom is een ticketsysteem beter dan een mailbox? 

Meer Overzicht

Een ticketsysteem biedt een duidelijk overzicht van alle binnengekomen vragen en verzoeken. Elk ticket wordt geregistreerd en gestructureerd, waardoor het risico op verloren of vergeten e-mails wordt geëlimineerd. In tegenstelling tot een mailbox, waar e-mails kunnen worden doorgestuurd of per ongeluk verwijderd, blijven tickets overzichtelijk en centraal opgeslagen. Dit geeft uw team rust en structuur.

Directe koppeling aan dossiers

Een groot voordeel van een ticketsysteem is dat taken direct gekoppeld kunnen worden aan het dossier van de betreffende medewerker. Of het nu gaat om een HR-vraag, een ICT-probleem of een verzoek aan gebouwbeheer, het systeem zorgt ervoor dat alle relevante informatie op één plaats beschikbaar is. Dit voorkomt tijdverlies door het zoeken naar oude e-mails of het dubbel registreren van informatie.

Inzicht voor medewerkers

Medewerkers die een vraag indienen via een ticketsysteem hebben direct inzicht in de status van hun verzoek. Ze kunnen eenvoudig zien of hun ticket in behandeling is en wie eraan werkt. Dit verhoogt niet alleen de transparantie, maar ook de tevredenheid, omdat medewerkers zich serieus genomen voelen.

Inzicht voor managers

Voor managers, zoals een HR-manager, biedt een ticketsysteem waardevolle inzichten. Het systeem maakt rapportages mogelijk over bijvoorbeeld de doorlooptijden van tickets, veelgestelde vragen en de werkdruk binnen het team. Dit maakt het eenvoudiger om knelpunten te identificeren en processen te optimaliseren.

Toepasbaarheid in verschillende afdelingen

Hoewel een ticketsysteem vaak wordt geassocieerd met IT-helpdesks, is het breed inzetbaar binnen organisaties. Denk bijvoorbeeld aan:

• ICT: Voor het melden en oplossen van technische problemen.
• HR: Voor vragen over salaris, verlof, of contracten.
• Gebouwbeheer: Voor onderhoudsverzoeken, storingen of reserveringen van ruimtes.

Een bijkomend voordeel is dat het ticketsysteem in AFAS InSite wordt gebouwd en zowel zichtbaar is via InSite als via AFAS Profit. Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid om automatisch e-mails te sturen naar externe partners, bijvoorbeeld voor ICT-gerelateerde zaken.

JONAS AI van AFAS

Een krachtige aanvulling op het ticketsysteem is JONAS AI, de virtuele assistent van AFAS. JONAS AI helpt bij het automatisch afhandelen van veelgestelde vragen en eenvoudige verzoeken, waardoor medewerkers sneller geholpen worden. Dankzij JONAS AI kunnen er direct antwoorden worden gegenereerd op basis van bestaande data in het systeem. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de werkdruk op medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheren van tickets. Daarnaast leert JONAS AI continu bij, waardoor de assistent steeds beter wordt in het ondersteunen van uw organisatie.

Maak de overstap eenvoudig

Overweegt u om over te stappen naar een ticketsysteem? Het team van Business Solutions helpt u graag bij de implementatie. Wij begeleiden u vanaf de eerste stap – van AFAS advies en AFAS implementatie tot het trainen van uw medewerkers. Bovendien bieden wij ondersteuning bij het inrichten van rapportages en integratie met uw bestaande systemen.

Plan een gratis adviesgesprek

Wilt u weten hoe een ticketsysteem uw organisatie kan versterken? Plan een gratis adviesgesprek met een van onze experts. Tijdens dit gesprek bespreken we uw huidige processen, de mogelijkheden van een ticketsysteem en hoe u direct meer overzicht en efficiëntie kunt behalen.

Wilt u liever direct zien hoe een ticketsysteem werkt? Vraag een demo aan en ontdek hoe overzicht, snelheid en transparantie binnen handbereik liggen. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: info@vanoers.nl. Meteen een adviseur spreken? Bel met Pascal de Geus op 06-51375496.

Neem contact op

Conclusie

Een ticketsysteem biedt veel meer dan een traditionele mailbox. Het zorgt voor structuur, transparantie en een efficiëntere werkwijze. Medewerkers krijgen sneller antwoorden, managers hebben inzicht in processen, en de organisatie als geheel functioneert soepeler. Het is een investering die zich dubbel en dwars terugbetaalt in tijd, overzicht en tevreden medewerkers. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen.