Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het aanleggen en onderhouden van personeelsdossiers. Personeelsdossiers vallen, vanwege de privacygevoelige informatie die ze bevatten, onder steeds striktere wetgeving (zowel op nationaal als op Europees niveau).
Het digitaal dossier binnen Loket.nl zorgt ervoor dat het opslaan en delen van dossiers met uw medewerkers gemakkelijk wordt en bovendien voldoet aan wet- en regelgeving. Daarnaast is de beveiliging van documenten op deze manier gewaarborgd.
De toegang tot het dossier kan per categorie worden bepaald door middel van autorisaties. Zo kunt u bijvoorbeeld een personeelshandboek met de gehele organisatie delen en een arbeidsovereenkomst alleen met de betreffende werknemer. Ook kunt u zien of uw werknemer(s) het gedeelde document hebben gelezen.
Het digitale personeelsdossier kan uitgebreid worden met documentgeneratie door middel van Qwoater. Met deze uitbreiding kunt u documenttemplates/sjablonen opslaan die automatisch samengevoegd kunnen worden met personeelsgegevens uit Loket.nl. U kunt hierbij denken een template voor een arbeidsovereenkomst of een mailing.
De gegenereerde documenten kunt u automatisch opslaan in het juiste personeelsdossier en kan zowel individueel als voor alle (of een selectie) medewerkers worden gegenereerd.
Documenten in het personeelsdossier worden, bij gebruik van deze module voor het generen van documenten, automatisch op basis van de indeling in de juiste categorie gecontroleerd en opgeschoond wanneer dit vanuit regel- of wetgeving verplicht is.
Wilt u gebruik gaan maken van deze module? Informeer dan naar de mogelijkheden bij uw contactpersoon van Van Oers Loonadvies.
