Wat valt onder personeelsadministratie?
Het omvat alles van het bijhouden van gegevens van medewerkers, salarisadministratie, verlof- en verzuimregistratie, tot het naleven van arbeidswetgeving. Het vormt de basis waarop andere aspecten van HR, zoals talentmanagement, prestatiemanagement en strategisch personeelsbeleid, kunnen voortbouwen. Om de basis te leggen, moet gefocust worden op de volgende aspecten:
- Gegevensbeheer en Archivering
Nauwkeurige en veilige opslag van personeelsgegevens in overeenstemming met de geldende wetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). - Salarisadministratie
Een goede salarisadministratie is essentieel voor de tevredenheid en het behoud van werknemers. Het omvat het tijdig uitvoeren van de berekening en uitbetaling van salarissen, inclusief belastingen, pensioenbijdragen en andere salariscomponenten. - Mutaties verwerken
Belangrijke input voor de salarisadministratie zijn de mutaties die door de HR-afdeling worden verwerkt. Hierbij kan gedacht worden aan functiewijzigingen, een verandering in werktijdfactor, salarisaanpassingen, of zelfs het beëindigen van een dienstverband. Het correct beheren van deze mutaties draagt bij aan een soepel verloop van het HR-proces en een fijn werkklimaat. - Verlof- en Verzuimbeheer
Het bijhouden van verlofaanvragen, ziekteverzuim en andere vormen van afwezigheid draagt niet alleen bij aan het waarborgen van een goede personeelsbezetting, maar is ook essentieel voor het naleven van wet- en regelgeving omtrent verlofrechten. Bovendien faciliteert een goede registratie van verlof en verzuim een duidelijk en transparant overzicht voor werkgever en werknemers. - Contractbeheer
Het beheren van arbeidscontracten, inclusief verlengingen, beëindigingen en wijzigingen geeft overzicht van de gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer. Daarnaast dekt dit ook toekomstige risico’s en kunt u ervoor zorgen dat u voldoet aan de bewaartermijnen. - Compliance en Naleving
Alle elementen binnen de personeelsadministratie moeten voldoen aan de relevante arbeidswetten en -voorschriften. Dit omvat het bijhouden van wettelijk verplichte gegevens, zoals werktijden, minimumloonvereisten, en het naleven van regelgeving rondom ontslag en discriminatie.
De evolutie en toekomst van personeelsadministratie
Personeelsadministratie staat vaak nog bekend als het bijhouden van papieren dossiers. Door de digitalisering van de afgelopen jaren, is personeelsadministratie echter getransformeerd van een administratieve functie naar een strategische pijler binnen HR. Tegenwoordig is het in veel HR- & payrollsystemen mogelijk om bijvoorbeeld elementen als personeelsdossiers, verlof- & verzuimregistratie, en performance management in te richten. Door het verzamelen en analyseren van deze gegevens kunnen HR-afdelingen data gedreven proactieve en preventieve maatregelen nemen.
Meer informatie
De focus bij personeelsadministratie verschuift van puur administratieve efficiëntie naar een meer strategische waarde. Organisaties die in staat zijn om hun personeelsadministratie effectief te beheren, zullen beter gepositioneerd zijn om hun bedrijfsdoelen te bereiken en een concurrerend voordeel te behouden in de steeds veranderende zakelijke omgeving. Hulp nodig bij de inrichting van uw personeelsadministratie of bij het opzetten van een nieuwe structuur? Neem dan contact op met onze HR- en arbeidsrechtspecialisten via hrsolutions@vanoers.nl of onderstaande button.
