Wat zijn de regels voor het geven van referenties 

Algemeen

In de wet is niets geregeld over het moeten of mogen afgeven van referenties. Over het afgeven van een getuigschrift is dat wel het geval. Als ex-werkgever bent u verplicht om een getuigschrift te verstrekken. Dat getuigschrift hoeft overigens niet persé positief te zijn, maar de inhoud mag niet onjuist zijn. Een getuigschrift is een algemene schriftelijke verklaring, die aan de ex-werknemer wordt verstrekt. Referenties worden altijd aan een derde verstrekt.

Toestemming

Een werkgever mag op grond van de AVG niet zomaar privacygevoelige gegevens over werknemers aan derden verstrekken. De werkgever moet een grondslag hebben om referenties te mogen verstrekken. Meestal is dit toestemming van de ex-werknemer. Als werkgever is het dus van belang dat u nagaat of de ex-werknemer hiervoor toestemming heeft gegeven. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld in de financiële sector en de zorg kan het een wettelijke verplichting zijn.

Aard van de informatie

Er mogen alleen gegevens worden opgevraagd en gegeven die relevant zijn voor de functie bij de nieuwe werkgever. Denk hierbij aan de competenties die van belang zijn voor de nieuwe functie, gegevens over de inhoud van het vorige dienstverband en de beëindiging daarvan.

Aansprakelijkheid

Als de ex-werkgever zonder toestemming of noodzaak referenties afgeeft over zijn ex-werknemer, dan kan hij voor de gevolgen daarvan aansprakelijk gesteld worden. Maar ook als de referentie onjuistheden bevat, kan de ex-werkgever voor de gevolgen aansprakelijk worden gehouden. Het enkele feit dat onjuiste informatie is doorgegeven, is echter nog niet onzorgvuldig. Dat is alleen het geval als de ex-werkgever wist of behoorde te weten dat van onjuiste informatie sprake is.

Als er sprake is van onzorgvuldig handelen, dan is de ex-werkgever mogelijk aansprakelijk voor de schade die de ex-werknemer lijdt omdat de nieuwe baan niet doorgaat. Daarvoor moet de ex-werknemer kunnen bewijzen dat de nieuwe baan niet door is gegaan omdat een onjuiste referentie is afgegeven. Dit zal niet eenvoudig zijn.

Bovendien moet de ex-werkgever er ook rekening mee houden dat hij aansprakelijk kan zijn ten opzichte van de nieuwe werkgever als het getuigschrift onjuiste of onvolledige informatie bevat.

Voorbeeld uit de praktijk

Een werknemer was voor een half jaar invaldocent Duits. Na afloop hiervan solliciteerde hij bij een andere school voor dezelfde functie. De ex-werknemer gaf de vorige school (ongevraagd) op als referent. De ene school vroeg de andere school vervolgens om informatie. Telefonisch werd doorgegeven dat vrouwelijke collega’s en leerlingen zich onveilig voelden bij de ex-werknemer en dat zijn gedrag als intimiderend werd ervaren. Ook werd verteld dat de ex-werknemer geen VOG (verklaring omtrent gedrag) kon overleggen. Toen de docent niet aangenomen werd stapte hij naar de rechter en vorderde € 13.000,- aan schadevergoeding van de ex-werkgever.

De rechter vond dat wanneer een sollicitant in een sollicitatieprocedure zijn ex-werkgever aanwijst als referent, hij daarmee toestemming geeft in het afgeven van gegevens over zijn persoon en over zijn functioneren. Deze informatie kan zowel positief als negatief zijn. Wanneer een sollicitant bepaalde negatieve informatie over zijn persoon of functioneren wil uitsluiten, dient hij dit net zoals bij het getuigschrift expliciet aan te geven aan de ex-werkgever. De ex-werkgever kan dan een afweging maken of hij nog wel een referentie wil afgeven.

De ex-werkgever had juist gehandeld door eerlijk over deze werknemer te verklaren. Een schadevergoeding was niet aan de orde. Een ex-werkgever moet een correct beeld van de betrokken persoon aan de ‘potentiële’ werkgever verstrekken. Het onthouden van noodzakelijke informatie kan onzorgvuldig handelen -en daarmee aansprakelijkheid voor de schade- jegens de nieuwe werkgever opleveren. Ook dit geldt voor het getuigschrift.

Tot slot

Als u als werkgever wordt verzocht om referenties te geven stem dan vooraf met de ex-werknemer af hoe een referentie eruit komt te zien. Dat voorkomt onaangename verrassingen. Een onjuiste weergave van zaken geven, mag niet. Pas als werkgever dus goed op en spreek intern af dat referenties niet zomaar worden afgegeven. In het uiterste geval kunt u als werkgever, in tegenstelling tot het getuigschrift, weigeren om een referentie te geven.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over dit artikel? Neem dan contact op met onze loonadvies specialisten. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: loonadvies@vanoers.nl.

Neem contact op