De studiekostenregeling – hoe zit het ook alweer? 

Op 1 augustus 2022 is een wetswijziging in werking getreden, deze is gericht op de ‘spelregels’ rondom scholing en de verdeling van de kosten hiervan. Hoe zit het ook alweer met het bekende ‘studiekostenbeding’ en waar moet je als werkgever op letten? In dit artikel zetten we de belangrijkste zaken op een rijtje.

Verplichte versus onverplichte scholing

Allereerst is het van belang om een onderscheid te maken tussen verplichte en onverplichte scholing. Hiervoor gelden namelijk verschillende regels.

Verplichte scholing

Verplichte scholing is in ieder geval scholing die noodzakelijk is voor een werknemer om zijn/haar functie te kunnen (blijven) uitvoeren (denk aan scholing in verband met het invoeren van nieuwe systemen of scholing in het kader van een verbetertraject) en scholing die bij nationale/Europese wet- en regelgeving of bij de toepasselijke cao vereist is. In geval van verplichte scholing geldt dat de werkgever deze kosteloos moet aanbieden aan de werknemer. De studietijd geldt in dat geval als arbeidstijd. Daarnaast is sinds 1 augustus 2022 bepaald dat de studietijd zoveel mogelijk binnen de reguliere werktijden moet vallen.

Onverplichte scholing

In het geval van onverplichte scholing zijn er verschillende mogelijkheden. Zo kunnen er afspraken gemaakt worden over de verdeling van de kosten, de verdeling van de tijd (eigen tijd versus arbeidstijd) en eventuele terugbetaling wanneer de werknemer (voortijdig) uit dienst gaat of de opleiding tussentijds staakt.

De kosten

In het geval van verplichte scholing komen alle kosten die een werknemer moet maken in verband met deze scholing voor rekening van de werkgever. Hieronder vallen ook kosten zoals reiskosten, examenkosten en de aanschaf van lesmateriaal. De aard van het dienstverband maakt voor de vergoeding van de studiekosten geen verschil; het maakt dus niet uit of een werknemer een contract heeft voor bepaalde of onbepaalde tijd of dat het om bijvoorbeeld een uitzendkracht gaat.

Bedrijfsreglement en individuele afspraken over studiekosten (studiekostenbeding)

In het geval van onverplichte scholing blijft de vrijheid bestaan om afspraken te maken over de verdeling en/of terugbetaling van studiekosten. Om discussie of onduidelijkheid hierover te voorkomen, is het van belang om het beleid omtrent opleiding, kosten en eventuele terugbetaling goed en correct vast te leggen of een studieovereenkomst af te sluiten met individuele werknemers. De wetswijziging is ook van toepassing op studieregelingen van voor 1 augustus 2022. Oude regelingen/bedingen zijn onder de huidige wet- en regelgeving mogelijk nietig, bijvoorbeeld wanneer deze een ongeldige terugbetalingsregeling bevatten. Neem deze daarom nog eens goed door en pas deze aan waar nodig, om eventuele verrassingen te voorkomen. Houd er daarnaast rekening mee dat uit jurisprudentie enkele voorwaarden zijn voortgekomen waaraan een studiekostenbeding (met terugbetalingsregeling) dient te voldoen.

Uitzonderingen

Er gelden enkele uitzonderingen, zoals bijvoorbeeld bij de zgn. ‘gereglementeerde beroepen’ het geval is. Wanneer het beroep van de medewerker op de lijst van gereglementeerde beroepen voorkomt, is een studiekostenbeding met terugbetalingsregeling nog steeds mogelijk. Ga als werkgever dus goed na of er voor uw werknemer(s) een uitzondering aan de orde is en raadpleeg hiervoor tevens de wet en eventueel toepasselijke cao voor meer zekerheid hierover.

Aandachtspunten voor u als werkgever:

• Ga na welke regels gelden voor uw situatie.
• Biedt verplichte scholing kosteloos en zoveel mogelijk onder werktijd aan.
• Maak in geval van onverplichte scholing goede en heldere afspraken met werknemers.
• Leg afspraken over studiekosten en eventuele terugbetaling altijd correct vast (in een bedrijfsreglement en/of individuele studie- of arbeidsovereenkomst).
• Neem  ‘oude’ regelingen omtrent het volgen van scholing, kosten, en terugbetaling nog een onder de loep en pas deze aan waar nodig.

Meer informatie

Heeft u vragen over de studiekostenregeling of bent u op zoek naar een sparringpartner die met u meedenkt over het inrichten van een regeling voor uw organisatie? Onze juristen en HR specialisten staan voor u klaar. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: hrmadvies@vanoers.nl.

Neem contact op