De urenstaten van uw werknemers zijn van wezenlijk belang voor de controle van de loonadministratie. Door urenstaten niet te bewaren, wordt niet voldaan aan de bewaarplicht. Dit leidt tot omkering en verzwaring van de bewijslast. Onlangs heeft rechtbank ’s-Gravenhage dit wederom bevestigd.
In deze zaak betrof het een agrarisch loonbedrijf en een uitzendbureau. Uit een boekenonderzoek bleek dat een groot deel van de urenstaten (werkbriefjes) niet zijn bewaard. Bovendien werd vaak langer gewerkt dan in de loonadministratie was verwerkt. Omdat niet de vereiste aangifte was gedaan, is er sprake van omkering en verzwaring van de bewijslast. Hieraan kon echter niet worden voldaan zodat de inspecteur van de Belastingdienst een naheffingsaanslag heeft gebaseerd op een redelijke schatting.
Als u in een branche werkt met seizoensperioden of wisselende uren is het belangrijk dat u registraties van de (over)uren bewaart. De originele registraties dienen ter onderbouwing van de omvang van de arbeid en van de verwerking in de loonadministratie. Om te voorkomen dat uw bewijslast zwaarder wordt, dient u niet alleen de registraties te bewaren gedurende 7 jaren maar ook afspraken omtrent de uren en de arbeidstijden (schriftelijk) overeen te komen met uw werknemers. Deze stukken kunnen namelijk niet alleen door de Belastingdienst maar ook door de Arbeidsinspectie worden opgevraagd. Bij de verrichting van de werkzaamheden zult u te allen tijde moeten voldoen aan de Arbeidstijdenwet en de Cao.
