Uitzondering
In de meeste gevallen vormt een regulier klantbezoek geen problemen voor de gericht vrijgestelde vergoeding(en). Bij structurele (wekelijkse) bezoeken of langdurige projecten kan het wel degelijk de situatie beïnvloeden.
Bezoekt een medewerker de klant minimaal 40 dagen per jaar of meer? Dan is het niet meer mogelijk om de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding toe te passen. Door een klantlocatie 40 dagen of meer te bezoeken, verandert de locatie in een vaste plaats van werkzaamheden en is sprake van een gemengde werkdag. In dat geval dient men een keuze maken tussen een thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding. Men spreekt van een gemengde werkdag als er op dezelfde dag zowel vanuit huis als op een vaste plaats van werkzaamheden gewerkt wordt.
Mogelijk een correctie in de aangifte loonheffingen noodzakelijk
Het is in sommige situaties moeilijk om vooraf een inschatting te maken hoe vaak een klant bezocht gaat worden gedurende één kalenderjaar. Aan het eind van het jaar zal beoordeeld moeten worden of er een correctie moet plaatsvinden. Als achteraf blijkt dat de medewerker de klant minimaal 40 keer bezocht heeft, dient de werkgever de vergoedingen corrigeren in de aangifte loonheffingen. In dat geval kan de werkgever achteraf maar op één van beide vergoedingen de gerichte vrijstelling toepassen. Veelal zal de reiskostenvergoeding het hoogst zijn en zal deze gericht vrijgesteld uitbetaald worden. De thuiswerkvergoeding kan in die situatie wel ten laste van de vrije ruimte uitbetaald worden, waardoor de werknemer alsnog een onbelaste thuiswerkvergoeding heeft. Gelet op vorenstaande is het wel van belang om een duidelijke administratie te voeren van gedeclareerde reiskosten en thuiswerkvergoeding.
Lees hier ons eerdere artikel over de reiskosten- en thuiswerkvergoeding.
Hulp nodig?
Heeft u vragen over dit artikel? Neem dan contact op met onze loonadvies specialisten. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: loonadvies@vanoers.nl.
