Werknemer uit dienst: waar moet u op letten? 

Exitgesprekken

Het is aan te raden het gesprek aan te gaan met de werknemer die uit dienst treedt. Een zogenoemd “exitgesprek” wat kan bijdragen aan een goede afwikkeling van praktische zaken, maar ook inzichten kan bieden om toekomstig beter te kunnen anticiperen op het vertrek van een werknemer. Meer hierover leest u in dit artikel. 

Aandachtspunten

Er zijn een aantal aandachtspunten om u bewust van te zijn wanneer uw werknemer uit dienst treedt. Deze zetten we hieronder in een overzicht. 

• Opzegtermijn: u heeft in de eerste plaats te maken met de opzegtermijn. Deze hangt af van de lengte van het dienstverband en kan anders zijn voor de werkgever dan voor de werknemer.  
• Aanzegtermijn: vergeet niet een tijdelijke arbeidsovereenkomst schriftelijk aan te zeggen minimaal één maand voordat het contract eindigt, indien u voornemens bent het contract niet te gaan verlengen. Ook in andere gevallen is het aan te bevelen een schriftelijke bevestiging van de beëindiging van het dienstverband op te stellen.  
• Afmelden bij instanties: wanneer het dienstverband van uw werknemer eindigt, dient u de werknemer af te melden bij bepaalde instanties. Denk aan de belastingdienst, het pensioenfonds en diverse verzekeringen. Gaat de werknemer ziek uit dienst, dan bent u verplicht een ziekuitdienstmelding te maken bij het UWV.  
• Eindafrekening: de werknemer heeft recht op uitbetaling van zijn salaris tot aan de uitdienstdatum. Tegelijkertijd met het laatste salaris heeft werknemer vaak ook nog recht op het resterende vakantiegeld en uitbetaling van niet opgenomen vakantiedagen. Denk ook aan het verrekenen van bijv. studiekosten of verkeersboetes. 
  Deze zogeheten eindafrekening vindt plaats in de maand na de uitdiensttreding. 
• Vakantiedagen: heeft de werknemer nog een overschot aan vakantiedagen? Dan kunnen deze eventueel in overleg tussen werkgever en werknemer nog voor het einde van het dienstverband worden opgenomen. Een resterend overschot dient uitbetaald te worden. Heeft werknemer te veel vakantiedagen opgenomen? Dan mag dit bedrag alleen verrekend worden indien dit vooraf schriftelijk met de werknemer is overeengekomen.  
• Transitievergoeding: wanneer een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd of niet wordt voortgezet op initiatief van de werkgever, dan heeft de werknemer recht op een transitievergoeding. Vaak wordt deze gelijktijdig met het laatste salaris aan de werknemer overgemaakt.
• Concurrentiebeding: wijs de werknemer op een eventueel na einde dienstverband van kracht blijvend concurrentie- of relatiebeding. 
• Vergoedingen: let er ook op dat u eventuele lopende onkostenvergoedingen tijdig stopzet, denk aan een reiskostenregeling of thuiswerkvergoeding.  
• Pensioen: werknemers kunnen na beëindiging van hun dienstverband hun opgebouwde pensioen meenemen naar hun nieuwe werkgever. De werknemer kan het pensioen ook laten staan, tenzij dit een klein pensioen betreft (tot € 592,51 per jaar*). Deze gaat automatisch over naar de pensioenregeling bij de nieuwe werkgever. 
• Gegevens bewaren: wanneer de werknemer uit dienst treedt heeft u waarschijnlijk een opgebouwd personeelsdossier over de periode dat hij bij u in dienst was. De persoonlijke gegevens, zoals kopie van het paspoort of de ID-kaart dient u vijf jaar te bewaren. De salarisadministratie tot zeven jaar na de beëindiging van het dienstverband. Dat is bepaald door de Belastingdienst. 
• Getuigschrift: als uw werknemer hierom vraagt, moet u hem een getuigschrift meegeven. Wees eerlijk over het functioneren van de werknemer. Heeft de werknemer niet goed gepresteerd? Houd het dan neutraal.  
• Bedrijfseigendommen: Spreek af wanneer de werknemer alle spullen die hij/zij van u heeft tijdig inlevert. Denk hierbij aan het inleveren van mobiele telefoon, laptop, toegangspas/sleutels van het bedrijfspand, leaseauto, kentekenbewijs, tankpas, etc. Denk ook aan het veranderen van wachtwoorden en inlogcodes van uw bedrijfspand en het blokkeren van toegang tot gevoelige informatie. 

Meer informatie

Benieuwd waar u nog meer op kunt letten of heeft u vragen over dit artikel? Neem dan contact op met de specialisten van HR Solutions. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: hrsolutions@vanoers.nl.

Neem contact op

*Gebaseerd op de bedragen conform uitspraken van de belastingdienst inzake 2024: Regels voor kleine pensioenen | Pensioen | Rijksoverheid.nl