Wettelijke bewaartermijn
Standaard verwijdert Loket automatisch alle loonoutput die ouder is dan 7 jaar (de wettelijke bewaartermijn). Deze loonoutput wordt verwijderd indien een verloningsjaar in zijn geheel meer dan 7 jaar in het verleden ligt. Dit proces omvat de volgende gegevensgroepen:
- Loonruns
- Loonrunresultaten (per werknemer)
- Stroken
- Betaalbestanden
- Loonaangifte
- Pensioenaangifte
- Penioenaangifte APG
- Pensioenaangifte UPA
- Pensioenaangifte conform loonaangifte
- Journaalruns en resultaten
- Periodieke loonopgave (PLO)
- Werknemer cumulaties begin jaar
- Overig: oude ABP en PGGM gegevens
Verlenging van bewaartermijn
Mocht het noodzakelijk zijn om af te zien van deze wettelijke bewaartermijn van 7 jaar, bijvoorbeeld als er sprake is van een arbeidsconflict of als er een rechtszaak loopt met één van uw (ex-)werknemers, dan dient u dit schriftelijk aan te geven bij uw contactpersoon van Van Oers Loonadvies. Uw contactpersoon kan er dan voor zorgen dat de gegevens in kwestie (nog niet) worden vernietigd.
Dossiervorming
Naast de loonoutput kunt u tevens gebruik maken van de module dossiervorming (Qwoater) binnen Loket. Door gebruik te maken van deze module worden ook de vernietigingstermijnen van het werknemersdossier automatisch bewaakt. Op deze manier heeft u er zelf geen omkijken meer naar. Het werkgeversdossiers wordt niet bewaakt op vernietigingstermijnen, omdat daar in beginsel geen persoonsgegevens in staan.
Uitdiensttreding
Het moment waarop een document wordt vernietigd is afhankelijk van de uitdiensttredingsdatum van een werknemer zoals deze in Loket is vastgelegd, in combinatie met het type document. De eerste vernietiging van documenten vindt 2 jaar na uitdiensttreding plaats; de laatste vernietiging na 7 jaar.
Let op: De vernietigingstermijnen worden toegepast bij alle werknemers die vanaf 01-01-2017 uit dienst zijn gegaan.
Meer weten of hulp nodig?
Heeft u verder nog vragen over de verwerking van persoonsgegevens binnen Loket, neem dan contact op met uw contactpersoon bij Van Oers Loonadvies. Onze collega’s helpen u graag verder.
