Digitale bewaarplicht administraties 

Gegevens raadplegen

De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile

De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin de achterliggende facturen niet zichtbaar zijn. Daarnaast nemen sommige boekhoudpakketten niet de conceptboekingen mee in de Auditfile.

Conversie

Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een ander over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren zijn.

Papieren documenten niet bewaren

Als u aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen

Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op!

Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Specifiek voor Transportbedrijven

Voor het transportbedrijf komen daar uiteraard ook de gegevens van de Tachograaf nog bij (de M en C bestanden -> de voertuiggegevens en de bestuurderskaart)

De digitale tachograaf moet uiterlijk 1 maal per 90 dagen worden gedownload (was 1 maal per 3 maanden). Dat betekent dat u eenmaal in de 90 dagen de gegevens moet kopiëren vanuit de tachograaf naar een computer op de zaak. Natuurlijk mogen de data ook vaker worden uitgelezen. Let er op dat de bestuurderskaart minimaal 1 keer per 28 dagen moet worden gedownload,  omdat anders data wordt overgeschreven. Volgens het Arbeidstijdenbesluit Vervoer moet u de schijven en/of elektronische data minstens 1 jaar bewaren. Het kan zijn dat u dezelfde gegevens op basis van andere regels (bv belasting) langer moet bewaren.

Meer informatie

Wil u over dit onderwerp ook eens van gedachte wisselen met een van onze transportspecialisten, neemt u dan gerust contact met ons op. U kunt contact opnemen via onderstaande button of per mail: info@vanoers.nl.

Neem contact op

Bron: SRA