Wanneer drong de ernst van corona tot Van Oers door?
“Toen het in Italië uit de hand liep, kregen we het vermoeden dat de corona-uitbraak ook in Nederland zou kunnen leiden tot forse overheidsmaatregelen. Ons Dagelijks Bestuur fungeerde vanaf dat moment als crisisteam. Daarbij zijn alle organisatieonderdelen aangehaakt, van HR en IT tot marketing. Het DB is de schakel naar het voltallige directieteam. Toen de regering opriep om zoveel als mogelijk thuis te gaan werken, hebben we de dag erop direct maatregelen kunnen nemen, dat wil zeggen: iedereen van kantoor af. Ik besef dat we in een bevoorrechte positie zitten. Onze systemen waren al verregaand geautomatiseerd. Bovendien zijn onze accountants en fiscalisten gewend om mobiel te werken. Voor diverse andere branches zoals onder andere de horeca, de retail en de evenementenbranche is het echt andere koek. Zij hebben het taai en weinig keus. Wij hadden die keuze wel en dan moet je bereid zijn om te veranderen, in ieder geval voor de time-being.”
Wat betekende dat concreet voor de medewerkers van Van Oers?
“Dat slechts een hele kleine bezetting nog op kantoor was, voornamelijk de secretariaatsmedewerkers. Zo’n 95% van onze 380 medewerkers – inclusief 30 stagiaires – werkte vanaf dat moment thuis. Waar mensen nog geen token hadden om in te loggen op ons systeem, werd die zo snel als mogelijk geregeld. Om met elkaar en met de klanten persoonlijk in contact te blijven, schaften we acuut het programma MS Teams aan om te kunnen beeldbellen.”
Hoe reageerden jullie medewerkers op deze wijzigingen?
“De meeste medewerkers zagen het aankomen en gingen flexibel in de verandering mee. Voor de medewerkers die nog naar kantoor kwamen, hielden we rekening met de anderhalve meter afstand. In de weken daarna zijn we de werkplekken verder gaan aanpassen, met onder andere scheidingsplaten van plexiglas op de recepties.”
En de klanten?
“We hebben met onze klanten contact opgenomen, onder andere om hen te attenderen op de ondersteuningsmaatregelen die er vanuit de overheid zijn. En om hen te ondersteunen met het gebruikmaken daarvan. In de afgelopen maanden hebben we een Coronadossier opgebouwd met bedrijfseconomische, fiscale en HR-juridische informatie. Dit dossier staat ook op de website. Daarnaast hebben onze medewerkers van Corporate Finance en Organisatieadvies een Corona Taskforce opgericht om klanten die in de problemen zijn gekomen intensief te helpen. Dit naast de hulp die ze al krijgen van onze accountants, fiscalisten en loonadviseurs.”
Wat houdt de Corona Taskforce in?
“Corporate Finance en Organisatieadvies houden zich ook in normale tijden onder meer bezig met het aantrekken van bedrijfsfinancieringen en recovery operaties, dat wil zeggen bedrijfseconomische hulp leveren aan ondernemingen die in zwaar weer zitten. Nu wordt deze kennis ingezet om bedrijven die door de coronacrisis stevig zijn getroffen te ondersteunen. Met de zorg voor deze bedrijven zijn onze collega’s nog steeds druk. Deels in samenwerking met de gemeenten Breda, Oosterhout en Rucphen. Ondernemers uit deze gemeenten kunnen namelijk gebruikmaken van een Voucherregeling om zich tegen een gereduceerd tarief door ons te laten bijstaan voor strategisch advies, het maken van prognoses en het aantrekken van financieringen etc. Inmiddels organiseren we ook kleine kennissessies voor onder andere deze bedrijven op ons kantoor in Breda.”
Thuiswerken, contact via MS Teams, een Corona Taskforce, wat blijft daarvan intact als dit voorbij is?
“Als deze crisis weer voorbij is – en die gaat eens voorbij – verwacht ik dat de aankoop en verkoop van bedrijven terug zal keren, dat ligt nu nagenoeg stil. Ongetwijfeld ontstaan er uit deze crisis weer nieuwe ondernemers met nieuwe businessmodellen. Daar zijn mensen creatief genoeg voor. De Corona Taskforce blijft aan zolang nodig, maar dan meer op de achtergrond.
Wat betreft MS Teams. Dat blijft. Het blijkt een uitstekend middel om met elkaar in contact te blijven. We zitten nu op een kantelpunt van twee werelden, waarin we de ideale verhouding moeten zien te vinden tussen werken vanuit huis en op kantoor. Sommige klussen kun je heel efficiënt thuis doen, maar niet alles. Het nieuwe werken komt er ook bij Van Oers aan, hoewel dit niet betekent dat we alleen maar thuis zullen werken.
De komende tijd moeten we een manier zien te vinden – via trial and error – om de persoonlijke Van Oers cultuur intact te houden. Dat is extra uitdagend als je elkaar niet meer dagelijks treft op kantoor. Voor de groei en ontwikkeling van medewerkers, zeker van nieuwe, blijft het van belang om je opgenomen te voelen in onze persoonlijke bedrijfscultuur. We zijn overigens gewoon doorgegaan met het aannemen van medewerkers. Te meer omdat het nu opeens lukte om enkele moeilijk vervulbare vacatures in te vullen.”
Als je terugkijkt op deze periode, wat heeft dan de grootste impact?
“Als ik de film terugdraai, is er echt veel gebeurd, zowel zakelijk als privé. Dat ik maandenlang mijn moeder in het verzorgingshuis niet mocht opzoeken, vond ik heel tragisch. Daarentegen stopte de rollercoaster van afspraak naar afspraak. Het wegvallen van gebeurtenissen en reistijd geeft rust en ruimte voor andere zaken.
Binnen Van Oers ben ik heel tevreden over de mate waarin we in staat zijn geweest om te improviseren. Ik ben blij met de hoge mate van flexibiliteit en professionaliteit van onze medewerkers. Nogmaals, vanuit de bevoorrechte positie dat dat in onze branche mogelijk is. Maar dan nog, je moet het wél doen.
In de eerste fase zorgden we ervoor dat onze medewerkers digitaal konden werken en communiceren, met elkaar en met de klanten. In de tweede fase tuigden we het Coronadossier en de Corona Taskforce op om klanten zodoende verregaand te kunnen helpen. De derde fase komt als overheidsmaatregelen stopgezet worden en door de coronacrisis opgebouwde schulden afbetaald moeten worden, terwijl nog niet alle klanten genoeg vet op de botten hebben. Dit is er één waarvan ik hoop dat die onze klanten en ons bespaard blijft. Een tweede coronagolf zou voor deze fase flinke gevolgen kunnen hebben, laten we hopen dat die niet komt. Toch houden we er wel rekening mee. We bereiden ons daarop voor door als het ware tijd te kopen door kosten te beperken. Dat betekent dat we grote investeringen, die niet noodzakelijk zijn voor de operationele processen, uit te stellen. Denk daarbij aan twee grote verbouwingen van kantoren. Met het nieuwe werken is het wellicht zelfs niet meer nodig om voorlopig het aantal werkplekken uit te breiden. We gaan dit binnenkort onderzoeken. Overigens zullen we blijven investeren in IT. Dit vinden we cruciaal voor de verdere ontwikkeling van de dienstverlening aan onze klanten.”
Tot slot, werken alle medewerkers nog steeds thuis of is er al een kentering?
“We werken inmiddels met een maximale bezetting van 50% van de werkplekken die coronaproof zijn. Medewerkers reserveren hun werkplek online, via een digitale werkplekplanner, bijvoorbeeld om klanten uitvoerig te spreken of te sparren met collega’s. We zetten samen de schouders eronder. Want als er niet meer is wat er was, moet je bereid zijn om te omarmen wat gaat komen en wat nog wel kan. En dat geldt zeker ook voor Van Oers.”
Het interview met Martin van Dijke behoort tot de interviewserie Doorwerken in coronatijd. Een initiatief van tekstschrijfster Hennie van de Kar. Deze interviews met Brabantse ondernemers zijn als blog terug te vinden op www.hennievandekar.nl en als artikel op LinkedIn.
