1. Leeswijzer
In deze privacyverklaring zetten wij uiteen van wie wij persoonsgegevens verzamelen, hoe wij dat doen, voor welk doel wij deze gebruiken en met wie wij deze gegevens delen. Deze privacyverklaring bevat daarnaast belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij adviseren u daarom deze privacyverklaring aandachtig door te lezen.
Wat voor u belangrijk is, hangt samen met de relatie die u met ons heeft. Wij hebben deze privacyverklaring daarom zo opgesteld, dat u alleen die delen hoeft te lezen die voor u van belang zijn. Aan de linkerzijde kunt een gemakkelijk navigeren tussen de verschillende onderdelen. Het onderdeel ‘Algemeen’ geldt voor iedereen. Hierin leggen wij de bijzonderheden uit van Van Oers als verwerkingsverantwoordelijke, hoe we uw persoonsgegevens beschermen, welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe u contact met ons kunt opnemen over onze privacyverklaring.
1.1 Begrippen
Betrokkene(n):
Degene van wie Van Oers de persoonsgegevens verwerkt.
Dienstverlening:
De diensten die u bij Van Oers afneemt als opdrachtgever.
Opdrachtgever:
U bent, indien u gebruik maakt van onze dienstverlening, de opdrachtgever.
Verwerkingsverantwoordelijke:
Een verwerkingsverantwoordelijke is volgens de AVG degene die het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt. Met andere woorden: de verwerkingsverantwoordelijke bepaalt waarom (het doel) er persoonsgegevens worden verzameld en hoe (met welke middelen) dat gebeurt.
Verwerker:
De verwerker is degene die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke. Het in opdracht verwerken van persoonsgegevens impliceert dat de verwerker niet zelf het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt. De verwerker handelt overeenkomstig de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke en onder diens uitdrukkelijke verantwoordelijkheid.
2. Algemeen
U bent, indien u gebruik maakt van onze Dienstverlening, de Opdrachtgever. Van Oers dient in haar werkzaamheden aan wettelijke verplichtingen te voldoen en in sommige gevallen onafhankelijk op te treden. Hierdoor kent het vormgeven van de privacy rechtelijke positie van Van Oers een aantal bijzonderheden. Zo kan Van Oers zowel de rol van verwerker als verwerkingsverantwoordelijke vervullen.
Van Oers is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens indien:
- U een particuliere klant bent.
- Van Oers zelf het doel en de middelen bepaalt voor de verwerking.
- Van Oers persoonsgegevens verwerkt in het kader van (werkzaamheden voor) een wettelijke plicht.
- Van Oers persoonsgegevens verwerkt voor werkzaamheden waarbij zij zich moet houden aan beroeps- en gedragsregels.
Voor de Dienstverlening waarbij u als Opdrachtgever zelf het doel en de middelen bepaalt voor de verwerking van de persoonsgegevens is Van Oers aan te merken als verwerker en uzelf als klant verwerkingsverantwoordelijke, in dit geval is onze verwerkersovereenkomst van toepassing.
2.1 Bijzonderheden als verwerkingsverantwoordelijke
Met betrekking tot verwerkingen waarvoor Van Oers optreedt als verwerkingsverantwoordelijke dient zij betrokkenen te informeren. Dit vereist voor Van Oers echter onevenredig veel inspanning en is in veel gevallen zelfs onmogelijk, gelet op het feit dat zij zelfstandig geen contact kan leggen met de betrokkenen (bijvoorbeeld uw werknemers). Van Oers verzoekt u daarom om betrokkenen te informeren over de verwerkingen die door Van Oers worden uitgevoerd.
Omdat Van Oers in beginsel geen directe klantrelatie heeft met betrokkenen, kan Van Oers ook niet voldoen aan eventuele verzoeken die zij van betrokkenen ontvangt. Daarom zal Van Oers, indien zij een verzoek van een betrokkene ontvangt waar zij geen afzonderlijke relatie mee heeft, dergelijke verzoeken zo snel mogelijk doorgeven aan u als Opdrachtgever. Het is dan uw verantwoordelijkheid om deze verzoeken te beoordelen en tijdig en correct af te handelen. Deze werkwijze is afgestemd met de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), die dit ook met de Autoriteit Persoonsgegevens heeft besproken.
Redelijke kosten gemaakt door Van Oers voor het in behandeling nemen en doorgeven van bovengenoemde verzoeken van betrokkenen kunnen worden doorberekend aan u als Opdrachtgever. Van Oers zal als Verwerkingsverantwoordelijke zelf datalekken beoordelen en waar nodig melden aan u als Opdrachtgever.
Van Oers volgt in dat opzicht de standaardprocedure conform de geldende privacywetgeving.
2.2 Beveiliging van uw persoonsgegevens
Wij zullen ervoor zorgen dat we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen voor de verwerking van persoonsgegevens. Zo heeft u als opdrachtgever er recht op dat Van Oers zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens.
Van Oers heeft daarom een intern beveiligingsbeleid en privacybeleid opgesteld en dit privacybeleid afgestemd op de privacywetgeving. Dit beleid wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.
Van Oers beschikt over een ISO-certificering op het gebied van informatiebeveiliging (ISO 27001) en heeft overeenkomstig die certificering passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd.
Onze informatiemanagement systemen zijn, waar redelijkerwijs mogelijk, zodanig geconfigureerd dat werknemers die niet bevoegd zijn tot het raadplegen van bepaalde informatie of persoonsgegevens, in beginsel geen toegang hebben tot die informatie. Onbevoegde toegang tot of het onbevoegd gebruik van persoonsgegevens door een werknemer is verboden en vormt een reden voor disciplinaire maatregelen. Onze werknemers zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsclausule.
Wij willen u er wel op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of bij het opslaan van persoonsgegevens niet gegarandeerd kan worden.
2.3 Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Als betrokkene heeft u op grond van de wet een reeks rechten die u kunt uitoefenen. Wij zullen hier kort uw rechten toelichten en hoe u van deze rechten gebruik kunt. U heeft de volgende rechten:
- Recht op inzage, als betrokkene heeft u het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
- Recht op rectificatie, als betrokkene heeft u het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
- Recht om uw toestemming in te trekken, als betrokkene kunt u uw toestemming altijd eenvoudig intrekken.
- Recht van bezwaar, als betrokkene kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Recht op verwijdering, als betrokkene kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens, indien het technisch mogelijk is, heeft u als betrokkene het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
- Recht op beperking van de verwerking, in sommige gevallen kunt u verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van u verwerken.
Indienen verzoeken om gebruik te maken van uw rechten
U kunt schriftelijk of per e-mail een aanvraag indienen om gebruik te maken van uw rechten. Een schriftelijk verzoek moet voorzien zijn van een datum en een handtekening. Schriftelijke en digitale verzoeken bevatten ten minste de volgende informatie:
- De volledige naam en voorletters en het adres van de betrokkene.
- Een e-mailadres of telefoonnummer bestemd voor correspondentiedoeleinden.
- Een toelichting op het verzoek en van welk recht u gebruik wenst te maken.
- Welke gegevens u wenst in te zien of welke wijzigingen u wenst door te voeren (bij een verzoek om beperking of correctie).
Het verzoek om kan worden ingediend via het postadres Postbus 165, 4870 AD Etten-Leur of per e-mail: privacy@vanoers.nl.
Wanneer u gebruik wenst te maken van één van deze rechten, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.
Behandeling nemen en afhandelen van verzoeken
Van Oers neemt alleen verzoeken in behandeling waarvoor zij aan te merken is als verwerkingsverantwoordelijke. Indien dit laatste niet het geval is, krijgt u het bericht dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen. Ingeval Van Oers aan te merken is als Verwerker zendt zij het verzoek ter behandeling door naar de juiste Verwerkingsverantwoordelijke. U krijgt hiervan bericht.
Indien het verzoek niet voldoet aan de gestelde voorwaarden dan wordt u in de gelegenheid gesteld het verzoek binnen 2 weken aan te passen. Wordt binnen deze termijn het verzoek niet aangepast dan ontvangt u een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.
Wij zullen in principe binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan binnen de eerste maand op de hoogte stellen.
In sommige gevallen komen wij niet aan uw verzoek tegemoet. Wij verwijderen de gegevens bijvoorbeeld niet als deze voor ons van aanmerkelijk belang zijn of als er een wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren. Wij stellen u hiervan op de hoogte.
2.4 Wanneer en hoe Van Oers persoonsgegevens deelt
U kunt als Opdrachtgever meerdere diensten afnemen bij Van Oers. Indien dit het geval is kunnen wij intern uw gegevens hergebruiken om zo dubbele of verkeerde data te voorkomen. De langst geldende bewaartermijnen (afhankelijk van de dienst) worden gehanteerd o.b.v. in de wet en/ of regelgeving vastgestelde termijnen.
Alle gegevens die wij van u verzamelen zullen wij vertrouwelijk behandelen. Wij zullen persoonsgegevens niet openbaar maken of aan derden verstrekken tenzij u daarvoor toestemming heeft gegeven, dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van een overeenkomst die we met u hebben, of wij dit op basis van de wet mogen of moeten. De gegevens zullen hoe dan ook nooit voor enige commerciële doeleinden gedeeld worden met derden. De informatie die u geeft, zal dan ook met de grootst mogelijke zorg behandeld worden. Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten met de partijen die uw gegevens verwerken.
Het is mogelijk dat Van Oers uw persoonsgegeven deelt in de volgende situaties:
- Van Oers hier wettelijk toe verplicht is.
- In het kader van een juridische geschillen kunnen wij uw persoonsgegevens delen aan een advocaat of juridisch adviseur.
- Indien de Autoriteit Persoonsgegevens hierom verzoekt.
- Dit nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen.
- Dit nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de websites en contactmogelijkheden.
- Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld werken met andere partijen om specifieke Diensten rechtstreeks aan u aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze Diensten van derde partijen of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die Dienst te verlenen of contact met u op te nemen.
Wanneer dit nodig is om onze Diensten te kunnen leveren, kunnen wij uw gegevens doorgeven aan o.a.:
- Externe IT en security leveranciers t.b.v. het correct uitvoeren van de (specifieke) overeenkomst.
- Juristen;
- ZZP’ers;
- Financiële dienstverleners;
- Belastingdienst;
- Kadaster;
- Kamer van Koophandel;
- Eventueel andere door u zelf aangewezen partijen (op basis van toestemming).
Intern worden uw persoonsgegevens alleen gebruikt door medewerkers die deze persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van verzoeken die wij ontvangen van een overheidsinstantie en die gaan over uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.
3. Informatie voor gebruikers van onze dienstverlening
Bij de uitvoering van onze Dienstverlening dient Van Oers zich te houden aan beroeps- en gedragsregels waardoor zij zelfstandig verantwoordelijk is voor het bewaken van de kwaliteit van de te leveren diensten en kan daarbij tuchtrechtelijk worden aangesproken. Hierdoor is Van Oers aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke waarbij de bijzonderheden als verwerkingsverantwoordelijke van toepassing zijn zoals aan het begin bij het onderdeel ‘Algemeen’ zijn aangehaald.
Op wat voor wijze Van Oers persoonsgegevens verwerkt is afhankelijk van het type Dienstverlening u als Opdrachtgever afneemt. Onze dienstverlening betreft werkzaamheden in verschillende branches op o.a. het gebied van accountancy, fiscaliteit, salarisadministratie, Afas consultancy, bedrijfsovername en advisering op gebied van duurzaamheid, (Internationaal) belastingadvies, IT en HRM-advies. Een volledig overzicht van onze diensten en branches vindt u hier op onze website.
Gebruik van persoonsgegevens
De categorieën persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in verband met de diensten die we verlenen zijn in het algemeen:
- N.a.w. gegevens;
- Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres etc.);
- Financiële gegevens;
- Geslacht;
- Functie;
- Geboortedatum en plaats;
- Werkervaring;
- Schulden;
- Arbeidsongeschiktheid;
- Gevolgde opleidingen en cursussen, stages en arbeidsgeschiedenis, optioneel pasfoto. (Werving en selectietrajecten);
- IP-adressen;
- Gegevens kinderen (voornaam geboortedatum, studie);
- Salarisgegevens (loonstrook), loonheffingen;
- Kentekengegevens;
- Nationaliteit;
- Betaalgegevens;
- Burgerlijke staat en gezinssamenstelling;
- N.a.w. gegevens gezinsleden;
- Pensioengegevens;
- Belastinggegevens, waaronder nationale identificatienummers en belastingaangiftebestanden;
- Gegevens van uw identiteitsbewijs;
- In het kader van het clientonderzoek is het mogelijk dat er bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Denk daarbij aan politieke voorkeuren indien er sprake is van onderzoek naar een prominent politiek figuur of wanneer er sprake is van strafrechtelijke gegevens;
- In een aantal gevallen, en waar dit wettelijk is toegestaan, is het mogelijk dat Van Oers voor het uitvoeren van de overeenkomst bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. (Denk hierbij aan informatie over politieke opvattingen, gezondheidsgegevens, gegevens over een vakbondslidmaatschap en gegevens over vermeende of bewezen strafbare feiten. Ook kan het verplicht zijn om een Burgerservicenummer (BSN) en een gedeeltelijk afgeschermd kopie identiteitsbewijs op te vragen en te bewaren).
Betrokken personen
Afhankelijk van het type opdracht kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van uzelf als Opdrachtgever, van eventuele werknemers en van andere personen die aan u als Opdrachtgever zijn verbonden en noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van de salarisadministratie, due dilligence of It-audits, kunnen er bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt van werknemers die bij u als Opdrachtgever in dienst zijn.
Grondslagen gegevensverwerking
Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van onze Dienstverlening, op minimaal één van onderstaande grondslagen.
- Uitvoering van de overeenkomst, de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op deze grondslag wanneer Van Oers met u als Opdrachtgever zelf een overeenkomst is aangegaan. Denk hierbij o.a. het verzorgen van de aangiften inkomstenbelasting, erf- en schenkingsbelasting.
- Gerechtvaardigde belangen, in sommige gevallen baseert Van Oers de verwerking van persoonsgegevens o.b.v. het eigen gerechtvaardigd belang of dat van een derde zoals u als Opdrachtgever. U heeft als Opdrachtgever dan ook een gerechtvaardigd belang bij het afnemen van de Dienstverlening waarbij persoonsgegevens worden verwerkt van werknemers of andere personen die aan u als Opdrachtgever zijn verbonden. Denk hierbij aan opdrachten tot het verzorgen van de financiële- en of salarisadministratie, opstellen van de jaarrekening, werving en selectie trajecten, of het verzorgen van Afas consultancy diensten.
Daarnaast beschouwt Van Oers het verlenen van haar diensten, vanuit commercieel oogpunt, als een gerechtvaardigd belang.
- Wettelijke verplichting, de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op deze grondslag wanneer Van Oers zich als organisatie moet houden aan wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan het proces van klantacceptatie waarbij Van Oers zich moet houden aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT), of de wettelijke verplichting om potentieel agressieve grensoverschrijdende fiscale constructies te melden aan de belastingdienst conform de Europese richtlijn Mandatory Disclosure Rules (MDR)/DAC6.
- Toestemming, de verwerking van persoonsgegevens wordt incidenteel gebaseerd op basis van toestemming. Denk hierbij aan het delen van informatie aan derde partijen. Wanneer dit het geval is wordt u hierover geïnformeerd.
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij voor de volgende doeleinden persoonsgegevens:
- Het verlenen van diensten aan u als Opdrachtgever waarbij het noodzakelijk is om persoonsgegevens te verwerken voor een correcte uitvoering van de opdrachtovereenkomst.
- Het onderhouden van contact en het (proactief) benaderen van u als Opdrachtgever m.b.t. onze Dienstverlening of samenhangende diensten of verbetering daarvan.
- Het kunnen voldoen aan (financiële) administratieve doeleinden en het verzorgen van de facturatie.
- Het waarborgen van onze beveiliging en beheer van IT-systemen.
- Het archiveren van persoonsgegevens, die zijn opgenomen in onze dossiers, om te kunnen voldoen aan de wettelijke of zelf bepaalde bewaartermijnen.
- Het afhandelen van eventuele verzoeken, klachten en geschillen.
- Het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze rechten.
- Het uitvoeren van kwaliteitscontroles ter waarborging van de kwaliteit van onze dienstverlening.
- Het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, beroepsregels en verzoeken van bevoegde overheidsinstanties.
Bewaartermijnen
Van Oers bewaard uw persoonsgegevens zo lang als dit noodzakelijk is ter uitvoering van de overeenkomst. Verder is het uitgangspunt is dat uw gegevens worden bewaard conform geldende wet- en regelgeving waaronder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Bij gegevens die onderdeel uitmaken van het accountancy of fiscale dossier geldt dat Van Oers gedurende 10 jaar tuchtrechtelijk ter verantwoording kan worden geroepen voor de door hen geleverde professionele Diensten. Van Oers bewaart deze dossiers dan ook minimaal 10 jaar. Permanente stukken worden tot 10 jaar na einde klantrelatie bewaard.
4. Informatie voor gebruikers van digitale toepassingen
Om optimaal gebruik te maken van onze Dienstverlening, maken we gebruik van verschillende online uitwisselings- en samenwerkingsportalen, tools en applicaties (digitale toepassingen), waaronder het Van Oers klantportaal. Om toegang te kunnen krijgen tot deze digitale toepassingen, en voor een juiste werking van de functionaliteiten, is het noodzakelijk om een aantal persoonsgegevens van u te verwerken.
Gebruik van persoonsgegevens
Redelijkerwijs, afhankelijk van de digitale toepassing, kunnen de onderstaande gegevens worden verwerkt:
- Naam, achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Gebruikersnaam;
- Inlogactiviteit/ logboek;
- Avatar of foto;
- Eigen verstrekte persoonsgegevens;
- Gegevens uit chats- of andere conversatiemogelijkheden.
Betrokken personen
Afhankelijk van de digitale toepassing worden persoonsgegevens verwerkt van u als Opdrachtgever, van eventuele medewerkers of andere derden die aan u als Opdrachtgever zijn verbonden en noodzakelijk voor het uitvoeren van bepaalde opdrachten.
Grondslagen gegevensverwerking
Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van de digitale toepassingen, op minimaal één van onderstaande grondslagen.
- Uitvoering van de overeenkomst, de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op deze grondslag wanneer Van Oers met u als Opdrachtgever zelf een overeenkomst is aangegaan. Denk hierbij aan opdrachten waarbij de inzet van digitale toepassingen noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de Dienstverlening. Denk hierbij o.a. het verzorgen van fiscale aangiften waarbij het noodzakelijk is om stukken formeel goed te keuren in het Van Oers klantportaal of voor de aanlevering van stukken voor het samenstellen van de jaarrekening of andere Dienstverlening.
- Gerechtvaardigde belangen, in sommige gevallen baseert Van Oers de verwerking van persoonsgegevens o.b.v. het eigen gerechtvaardigd belang of dat van een derde zoals u als Opdrachtgever. U heeft als Opdrachtgever dan ook een gerechtvaardigd bij het gebruik van deze digitale toepassingen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt van werknemers of andere personen die aan u als Opdrachtgever zijn verbonden. Daarnaast ziet Van Oers een gerechtvaardigd belang om digitale toepassingen in te zetten om de Dienstverlening optimaal en zo veilig mogelijk aan te bieden.
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
Voor een correcte werking en gebruik van de digitale toepassingen verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het verlenen van diensten aan u als Opdrachtgever waarbij de inzet van digitale toepassingen ondersteunend zijn aan een optimale Dienstverlening.
- Het communiceren en delen van gegevens tussen Van Oers en u als Opdrachtgever en door u als Opdrachtgever aangewezen derden omtrent de Dienstverlening.
- Het aanbieden van diverse content gerelateerd aan de Dienstverlening waaronder nieuwsberichten, ontwikkelingen en andere relevante content.
- Het waarborgen van onze beveiliging en beheer van de digitale toepassingen.
- Het archiveren van (persoons)gegevens, die verder worden opgenomen in onze dossiers, om te kunnen voldoen aan de wettelijke of zelf bepaalde bewaartermijnen.
- Het afhandelen van eventuele verzoeken, klachten en geschillen.
- Het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze rechten.
- Het uitvoeren van kwaliteitscontroles ter waarborging van de kwaliteit van onze dienstverlening.
- Het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, beroepsregels en verzoeken van bevoegde overheidsinstanties.
Bewaartermijnen
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Het uitgangspunt is dat uw gegevens worden bewaard conform geldende wet- en regelgeving waaronder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Bij gegevens die onderdeel uitmaken van het accountancy of fiscale dossier geldt dat Van Oers gedurende 10 jaar tuchtrechtelijk ter verantwoording kan worden geroepen voor de door hen geleverde professionele Diensten. Van Oers bewaart deze dossiers dan ook minimaal 10 jaar. Permanente stukken worden tot 10 jaar na einde klantrelatie bewaard.
5. Informatie over dataverzameling en analyse
Van Oers ziet innovatie als katalysator om klantdienstverlening continu te verbeteren en vernieuwen. We zetten technologie als data-analyse en procesautomatisering in om onze klanten gericht en proactief te kunnen adviseren. Met deze toepassingen kunnen we de al beschikbare data sneller verwerken, controleren en presenteren in de vorm van relevante informatie (zoals gerichte adviessignalen, benchmarkrapportage, etc.).
Gebruik van persoonsgegevens
Voor het uitvoeren van activiteiten m.b.t. dataverzameling en analyse worden er persoonsgegeven verwerkt. Redelijkerwijs en afhankelijk van de activiteit kunnen onderstaande gegevens worden verwerkt:
- N.a.w. gegevens;
- Accountgegevens;
- E-mailadres;
- Telefoonnummer;
- Inlogactiviteit/ logboek;
- Eigen verstrekte persoonsgegevens middels enquêtes, assessments, onderzoeken of evaluaties;
- Financiële gegevens;
- Salarisgegevens.
Betrokken personen
Er worden persoonsgegevens verwerkt van u als Opdrachtgever, eventuele medewerkers of andere derden die aan u als Opdrachtgever zijn verbonden en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van bepaalde opdrachten.
Grondslagen gegevensverwerking
Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van dataverzameling en analyse, op minimaal één van onderstaande grondslagen.
- Uitvoering van de overeenkomst, wij baseren de verwerking van persoonsgegevens op deze grondslag wanneer wij met u als Opdrachtgever zelf een overeenkomst zijn aangegaan waarbij data-analyse wordt ingezet voor het optimaliseren en adviseren in uw bedrijfsvoering waarbij o.a. voldaan kan worden aan nieuwe wet- en regelgeving.
- Gerechtvaardigde belangen, wij baseren het verwerken van persoonsgegevens op het gerechtvaardigd belang van Van Oers of dat van een derde zoals u als Opdrachtgever. Als Opdrachtgever heeft u een gerechtvaardigd belang bij het afnemen van de Dienstverlening, waar dataverzameling en analyse deel van uitmaken en waarbij persoonsgegevens worden verwerkt van werknemers of andere personen die aan u als Opdrachtgever zijn verbonden. Van Oers ziet tevens een commercieel belang in het verlenen van diensten op een innovatieve wijze door de inzet van dataverzameling en analyses als gerechtvaardigd belang.
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
- Sneller en gerichter adviseren op relevante wijzigingen en ontwikkelingen in het kader van de financiële Dienstverlening.
- Sneller en gerichter adviseren op relevante wijzigingen in wet- en regelgeving gerelateerd aan de overige afgenomen Dienstverlening.
- Proactieve advisering op de gehele levensloop van de zakelijke onderneming.
- Continue verbetering en optimalisatie van onze producten en Dienstverlening.
- Verbetering en bewaking van de kwaliteit van onze Dienstverlening.
- Kunnen voldoen aan onze verplichtingen op grond van onze beroepsregelgeving.
Bewaartermijnen
Bij gegevens die onderdeel uitmaken van het accountancy of fiscale dossier geldt dat Van Oers gedurende 10 jaar tuchtrechtelijk ter verantwoording kan worden geroepen voor de door hen geleverde professionele Diensten. Van Oers bewaart deze dossiers dan ook minimaal 10 jaar. Permanente stukken worden tot 10 jaar na einde klantrelatie bewaard.
6. Informatie over marketing- en communicatie activiteiten
Gebruik van persoonsgegevens
Voor het uitvoeren van onze marketingactiviteiten worden er persoonsgegeven verwerkt. Redelijkerwijs en afhankelijk van de activiteit kunnen onderstaande gegevens worden verwerkt:
- N.a.w. gegevens;
- E-mailadres;
- Telefoonnummer;
- Eigen verstrekte persoonsgegevens middels enquêtes, assessments, onderzoeken of evaluaties;
- Beeld- en geluidsmateriaal zoals sfeer- en impressiefoto’s van evenementen;
- Sportieve voorkeuren;
- Kledingmaat (voor o.a. loop of wieleroutfits);
- Dieetwensen.
Betrokken personen
Voor de uitvoering van onze marketingactiviteiten is het mogelijk dat er persoonsgegevens worden verwerkt van:
- (potentiële) deelnemers aan evenementen en activiteiten verzorgd door Van Oers;
- bestaande en potentiële klanten en relaties;
- oud medewerkers, klanten, leveranciers en relaties.
Grondslagen gegevensverwerking
Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van onze marketing- en communicatie activiteiten, op minimaal één van onderstaande grondslagen.
- Uitvoering van de overeenkomst, wij baseren de verwerking van persoonsgegevens op deze grondslag wanneer wij met u een overeenkomst zijn aangegaan. Het inschrijven voor een evenement kan in sommige gevallen worden gezien als het aangaan van een overeenkomst.
- Gerechtvaardigde belangen, wij baseren het verwerken van persoonsgegevens voor marketingactiviteiten op het gerechtvaardigd belang. Het promoten en positioneren van Van Oers als organisatie in de samenleving zien wij als het gerechtvaardigd belang.
- Toestemming, wij baseren het verwerken van persoonsgegevens op basis van toestemming op het moment dat u zich bijvoorbeeld online inschrijft voor een evenement waarbij uw toestemming wordt gevraagd of bij het aanmelden voor onze nieuwsbrief.
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
- Het vragen om feedback om zo in staat te zijn onze dienstverlening, publicaties en producten te ontwikkelen en aan te passen.
- Uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken.
- Het vastleggen en actualiseren van contactprofielen van onze (zakelijke) relaties in ons CRM-systeem.
- Het versturen van nieuwsbrieven en informatie over onze Dienstverlening en het uitnodigingen voor online of fysieke evenementen die mogelijk voor u interessant kunnen zijn.
- .Het organiseren van diverse zakelijke of sportieve evenementen en alle activiteiten die hiermee verband houden zoals het versturen van uitnodigingen, aanvullend materiaal, evaluatieformulieren etc.
- Het intern informeren en verslag doen van marketingactiviteiten om meer betrokkenheid te creëren tussen de verschillende disciplines en afdelingen.
- Het publiceren van marketingactiviteiten op onze websites of social media waaronder het plaatsen van artikelen en beeldmateriaal.
Bewaartermijnen
We bewaren de persoonsgegevens voor zo lang als nodig voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard indien dit wordt vereist door wet- en regelgeving.
7. Informatie voor websitebezoekers
Gebruik van persoonsgegevens
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken als u onze website bezoekt, gebruik maakt van de contactformulieren of inschrijft voor een van onze nieuwsbrieven.
Als u contact met ons opneemt via een van de contactformulieren dan verwerken wij de gegevens die u in het formulier aan ons verstrekt, waaronder:
- Voornaam;
- Achternaam;
- E-mailadres;
- Optioneel bedrijfsnaam en telefoonnummer;
- Alle informatie die u zelf meestuurt ter ondersteuning van uw contactverzoek;
Uw gegevens worden verwerkt door een selecte groep van professionals die contact met u kunnen opnemen.
Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken door het plaatsen van zogenaamde cookies op onze website. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (waaronder een pc, tablet of smartphone) van de websitebezoeker.
Wij verwerken dan gegevens om u toegang tot onze website te verlenen en er gebruik van te laten maken. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Meer informatie over het gebruik van cookies leest u in onze cookiestatement.
Grondslagen gegevensverwerking
Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van het gebruik van de websitefunctionaliteiten, op minimaal één van onderstaande grondslagen.
- Toestemming, bijvoorbeeld door het inschrijven op een nieuwsbrief of het geven van uw toestemming voor het gebruik van bepaalde cookies, meer informatie beschikbaar in onze cookiestatement. Voor beide is er een opt-out beschikbaar.
- Gerechtvaardigde belangen, het verwerken van persoonsgegevens door gebruik te maken van een van de contactformulieren zien wij als een gerechtvaardigd belang.
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
- Correspondentie, zoals het reageren op een vraag, die u via onze website aan ons heeft gesteld.
- Versturen van de nieuwsbrief en het infomeren over evenementen die mogelijk voor u interessant kunnen zijn.
- Verzorgen van de functionaliteiten op de website.
- Verbeteren van de website door het analyseren van klikgedrag en websitebezoek.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens voor zo lang als noodzakelijk om u gebruik te kunnen laten maken van onze website. De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door het gebruik van de website en contactmogelijkheden worden niet langer bewaard dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verstrekt.
Informatie die u via de contactformulieren verstrekt worden na 2 maanden verwijderd uit het CMS. Indien het contactverzoek leidt tot een overeenkomst met Van Oers zullen uw contactgegevens worden opgenomen in ons CRM/ERP-pakket. In dit geval zijn de privacy voorwaarden van toepassing op de Dienstverlening die bij het aangaan van de overeenkomst aan u worden verstrekt.
Heeft u zich ingeschreven voor de nieuwsbrief dan blijven uw gegevens bewaard tot het moment dat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief middels de opt-out mogelijkheid. Tenzij uw contactgegevens ook voor andere doeleinden worden gebruikt die voortvloeien uit onze Dienstverlening.
8. Informatie over werving en selectie
Gebruik van persoonsgegevens
Van Oers kan op verschillende manieren toegang krijgen tot uw persoonsgegevens die worden gebruikt tijdens onze sollicitatie- of wervings- en selectieprocedure, namelijk:
- U verstrekt deze gegevens zelf door te solliciteren via de website of door middel van een open sollicitatie;
- Uw gegevens worden verstrekt via derden, referenties of extern recruitmentbureau;
- Van Oers verzamelt zelf ook contactgegevens via bijvoorbeeld cv-databases zoals LinkedIn. Dit noemt men ook wel ‘sourcen’. Van Oers doet dit alleen als wij denken dat dat er passende vacatures beschikbaar zijn, of in de toekomst vrijkomen. Als Van Oers u benadert dan geven wij aan hoe wij aan uw gegevens zijn gekomen en wordt er toestemming gevraagd om u te mogen benaderen voor geschikte vacatures. Deze toestemming kunt u uiteraard altijd wijzigen of intrekken. Bij intrekken worden uw gegevens gewist.
Van Oers verwerkt onder meer onderstaande persoonsgegevens:
- NAW-gegevens;
- Contactgegevens;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Cv;
- Eventueel zelf toegevoegde foto;
- Opleiding, cursussen en vaardigheden;
- Emailadres, inlognaam en wachtwoord (bij gebruik sollicitant self service);
- Stages en de arbeidsgeschiedenis.
Indien dit voor de functie gewenst is, kunt u als kandidaat worden onderworpen aan een psychologische test of capaciteiten-assessment. In dat geval wordt aan degenen, die met de uitvoering daarvan belast zijn, alleen die persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn met het oog op de test of het assessment.
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, denk hierbij aan gegevens over gezondheid, religie en strafrechtelijk verleden. Bijzondere persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt als het gaat om bijvoorbeeld foto’s of beeldopnames van uzelf. Denk hierbij aan de foto die u eventueel heeft toegevoegd aan uw cv of aan een ingestuurde videoboodschap.
Grondslagen gegevensverwerking
Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van onze sollicitatie- of wervings- en selectieprocedure, op minimaal één van onderstaande grondslagen.
- Uitvoering van de overeenkomst, sollicitatiegegevens verwerken wij om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en, als u bij ons komt werken, om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren. Wij verwerken de gegevens dan ter voorbereiding op, en uitvoering van een eventuele arbeidsovereenkomst die we met u sluiten.
- Gerechtvaardigde belangen; wij zien het verwerken van de persoonsgegevens als een gerechtvaardigd belang voor Van Oers als organisatie om geschikte kandidaten voor onze vacatures te selecteren om uiteindelijk onze bedrijfsdoelstellingen te behalen.
- Toestemming; wij vragen uw toestemming voor het langer bewaren van uw gegevens voor eventuele toekomstige vacatures of wanneer wij uw gegevens hebben verkregen in het kader van sourcing.
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
Om tot een goede match tussen kandidaat en vacature te komen, bestaat het werving- en selectieproces bij Van Oers onder andere uit onderstaande verwerkingsdoeleinden.
- De geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen;
- ‘Sourcen’ van potentiële kandidaten;
- Correspondentie met u als kandidaat;
- Wanneer van toepassing, het afnemen van psychologische- en of capaciteitentest;
- Wanneer van toepassing, contact opnemen met opgegeven referenten/opleidingsinstituten;
- De registratie, behandeling en afhandeling van uw sollicitatie;
- Om te beoordelen of u mogelijk in aanmerking komt voor een andere functie binnen Van Oers dan diegene waarop u heeft gesolliciteerd;
- Analyse en rapportages over bijvoorbeeld het aantal vacatures, aantal sollicitanten en snelheid van invulling van vacatures.
In sommige gevallen schakelen wij derden in die, in opdracht van ons, persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld een extern wervingsbureau of een onderzoeksbureau die ons helpt bij het afnemen van psychologische- en of capaciteitentesten.
Bewaartermijnen
Indien uw sollicitatie niet leidt tot een arbeidsovereenkomst dan verwijderen wij uw persoonsgegevens uiterlijk vier weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals uw sollicitatiebrief, cv, en eventuele screening- en of assessmentgegevens.
Heeft u toestemming gegeven voor het bewaren van uw gegevens voor eventuele toekomstige vacatures dan bewaren wij deze voor 12 maanden. Als wij uw persoonsgegevens na de 12 maanden toch langer willen bewaren dan vragen wij u opnieuw toestemming om dit termijn nogmaals te verlengen.
Leidt uw sollicitatie tot een arbeidsovereenkomst dan wordt het sollicitatiedossier bewaard tot twee jaar na het einde van het dienstverband.
9. Informatie voor gebruikers van de Van Oers Academy
Gebruik van persoonsgegevens
De Van Oers Academy biedt lezingen, bijeenkomsten, cursussen en masterclasses voor ondernemers, managers en financiële professionals om o.a. de snel veranderende wet- en regelgeving op het gebied van fiscaliteit en accountancy bij te houden. Schrijft u zich in voor een van hierboven vermelde activiteiten dan verwerken wij de gegevens die u in het aanmeldformulier aan ons verstrekt waaronder:
- Voornaam;
- Achternaam;
- Voorletters;
- Voorvoegsel;
- Titel;
- Geslacht;
- E-mailadres;
- Telefoonnummer.
In sommige gevallen schakelen wij derden in die, in opdracht van ons, inzage hebben in de persoonsgegevens door middel van een presentielijst. Denk hierbij aan opleidingsinstituten en specialisten in het betreffend vakgebied. Van Oers heeft passende verwerkersovereenkomsten afgesloten met derden waarin o.a. geheimhouding en een correcte en veilige verwerking van de gegevens is geborgd, dit conform geldende wet- en regelgeving.
Grondslagen gegevensverwerking
Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van onze Academy, op minimaal één van onderstaande grondslagen.
- Uitvoering van de overeenkomst, u kunt de inschrijving voor een cursus, training of masterclass zien als een overeenkomst die u met Van Oers aangaat.
- Gerechtvaardigde belangen, het geven van trainingen en bijvoorbeeld het toesturen van relevante cursusaanbiedingen dragen bij aan de positionering van Van Oers als organisatie en draagt uiteindelijk bij aan het behalen van onze doelstellingen wat wij zien als een gerechtvaardigd belang.
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
Van Oers verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het organiseren van de cursus, masterclass, lezing of andere activiteit vanuit de Van Oers Academy, inclusief de daarbij behorende verstrekking van informatie aan de deelnemers.
- Correspondentie, zoals het reageren op een vraag, die u via onze website aan ons heeft gesteld.
- Informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
- Informeren over mogelijke interessante (vervolg)cursussen middels nieuwsbrieven.
- Het verstrekken van een certificaat bij PE geaccrediteerde cursussen.
- Uitvoeren van een evaluatie ten behoeve van verbetering van onze dienstverlening.
Bewaartermijnen
De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door het inschrijven op een cursus worden niet langer bewaard dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verstrekt. Geaccrediteerde cursussen dient Van Oers minimaal 4 jaar te bewaren i.v.m. controle.
Heeft u zich ingeschreven voor de nieuwsbrief dan blijven uw gegevens bewaard tot het moment dat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief middels de opt-out mogelijkheid. Tenzij uw contactgegevens ook voor andere doeleinden worden gebruikt die voortvloeien uit onze dienstverlening.
10. Wijzigingen en contact
Van Oers behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht u verder, na het lezen van deze privacy- en cookieverklaring, nog vragen en/of opmerkingen hebben dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer via privacy@vanoers.nl.
Van Oers
Ginnekenweg 145
4818 JD Breda
T: 076 530 38 00
